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信息技术领导对电子文件管理：马来西亚的经验
摘要：在电子环境中管理记录，不仅是一个重大的挑战，也为越来越多的组织在公共部门和私营企业的战略问题。电子记录管理（ERM）一个组织的成功在很大程度上取决于对管理这些的专门记录，即记录管理人员，档案管理员，管理员，最重要的事IT人员的不同关键球员的合作伙伴关系。关于电子档案管理强大的IT领导层将提供了走向一个机构制定一个可信的电子记录管理良好的基础。本文介绍进行了一项关于在电子记录管理的IT人员参与马来西亚取样机构和IT如何领导可能对管理和这些记录保存有影响的组织记忆的一部分，统称为民族的记忆的研究。
关键词：电子政务（EG），电子档案，IT领导，保存，记录管理，从业记录
1.简介
马来西亚是通过一段时间进行积极的行政改革和发展。因此，为了支持，这一进程一个有效的记录管理服务是必不可少的。如果它们除非这种需要得到满足可能无法实现的EG的开发计划，否则不能充分通过ERM基础设施的支持。实现目标的结果的唯一途径是通过确保执行备份的EG发展计划所需电子记录功能，高效的企业风险管理基础设施的可用性。自从计算机正改变着政府服务的方式变得清晰，运行一个ERM计划所需的记录和档案专业的人力资源性质一直备受争议。一个计算机化的显著成果是现在依赖于信息技术（IT）的管理电子记录，它需要被整合到一个组织的业务流程。因此，企业风险管理不仅要求在记录保存关键人员，如记录管理和档案工作者的参与，但最重要的在一个共同分担的责任IT人员能够建立一个成功的和可靠的企业风险管理计划。在此背景下，本文报道旨在调查马来西亚的IT行业领导者是否符合建立企业风险管理计划自己的角色进行研究的结果。具体来说，该项研究旨在回答以下研究问题：（一）什么是IT领导人在各自组织关于其职责的电子记录的观点？ （二）什么是IT领导人在EG实施的背景下管理电子记录关于自己的责任的观点？
2.文献综述
记录管理标准ISO15489-1：2001年表明，电子记录的责任记录管理包括应分配给该组织所有员工，包括记录管理员，专职信息专业人员和系统管理员。该标准强调，具体领导责任和问责档案管理应包括IT人员和他们的领导人或管理者组织（中分配给一个人用适当的权限。而ISO / TR 13028标准信息和文件管理-为数字化记录实施准则概述了各类技能领域且从事数字化工作人员的任务。其中，包括对扫描仪硬件的选择系统的分析任务的技能领域;定义存储需求;硬件、成像设备和软件的集成;数字化要求融入现有的组织IT基础架构整合;符合国家和组织的IT标准;测试配置;持续支持的数字化设备（如需要）;以及政策和程序的定义，以确保数字图像的真实性和完整性。在另一方面，ISO 16175信息与文献 - 原则和电子办公环境记录功能的要求第1部分，第2和3部分中详细提出电子记录功能需求，其性质也属于IT领导和专家的管辖范围。因此，领导是刺激各种涉及在电子记录生命周期的创造，维护和使用和处置。各阶段的电子记录的活动是必不可少的。在他们的带领下，IT人员确认为ERM计划的运作的动力。 IT领导者，管理者和专家及其工作人员负责设计，实施和维护的，应当符合的记录的创建，采集，维护和保存要求的系统。正如罗伯＆米勒建议的IT领导者是组织或机构谁可以在技术如何用于支持记录保存要求建议中的专家。此外，馆员也是知识的记录保存方面的极好资源。
2.1电子记录的性质
国际档案管理信托（IRMT）术语表定义电子记录为“记录是发送，传播产生的，接收或通过电子方式存储，并且需要某种形式的计算机技术来访问和使用”。在另一方面，米勒（2009）认为，电子记录可以在各种不同的格式，如数据集，基于文本的文档，多维文档和多媒体文件在不同的文件格式，如PDF，TIFF创建和JPEG。因此，性质和在电子环境的记录特性从根本上改变了记录保存的性质和作用，新类型的记录被带进存在。他们更难以识别，因而挑战记录员“捕捉它们在静态或永久的形式，使他们能够提供的业务和管理事务（派克，2011年）的证据能力。
在传统的纸质记录保存系统，用于记录媒体和格式已经从制作，传输，使用和参考文献，记录的整个历史一样到储存。由于纸的物理格式和它包含的信息之间的永久关系的内容没有区别，有保护的形式和防腐剂。在电子环境下，首要任务是确保在创建点时，电子记录被捕获并固定recordness的所有属性，以便它可以提供的证据和有关的商业交易与它有关。杜兰蒂（2011）解释说，recordness的属性包括含量稳定，固定的形式和演示其身份记录的独特特性，属性或元数据，并表示需要具体的保全措施。这些属性是在确保其需要被保护的记录的可靠性，准确性和真实性的关键。如果是这样的情况下，管理电子记录需要干预在计算机系统设计阶段，以保证适当的创建，采集和保存，以确保按要求问责证明这些记录的完整性和真实性。不再可以在记录管理和档案隔离工作面临的技术挑战以电子记录后，但与IT经理和专家们一起工作。
2.2 ERM研究项目中IT领导者的参与
手写时代直到90年代初，在发达国家，研究项目的财团分别对ERM其定义和开发的电子记录管理功能要求进行交易;长期的解决方案在保护电子记录，最终开发针对哪些机构和组织能够评估采用ERM方案的成效时，测量的最佳实践指南。几乎文献中所提出的所有ERM研究项目都取得了相应的安排：列入IT人员，IT经理和IT专家作为项目团队成员。其中包括著名企业风险管理的研究项目包括维多利亚电子文件策略;在数字记录Examplars，有效的战略模型保鲜和机构的数字资产处置（ESPIDA - 2005年） - 元数据的电子记录的长期保存;明确的记录保存元数据项目（CRKM - 2007年）;数字存档在佛兰德机构和主管部门;存储库正宗的数字记录的保存（RODA - 2007年）;欧洲研究（2009年驱动程序 - ）数字资源库基础设施愿景;数据保存联为社会科学（数据-PASS - 2009年）;数字化保存欧洲（DPE - 2009年），国际研究项目的电子系统中永久实录（InterPARES - 1999 - 2012）;和InterPARES信托：管理在云计算环境（2013年）的记录。在这些研究项目，IT领导和专家在寻找解决方案，通过国家和国际研究项目的主要倡导者的国家，如澳大利亚，加拿大，英国和美国企业风险管理的问题和作出共同努力显著的贡献。
2.3企业风险管理IT领导者的职责
由于IT领导和专家的设计，实施和维护，其中电子记录系统居住的显著作用，多数在ERM文学讨论他们的责任。罗珀和米勒（1999）列出它们应履行这一角色的IT领导者的七项主要职责：
（1）合并记录保存政策，做法和要求纳入信息系统的政策和做法。通过软件，硬件和存储介质的变化
（2）管理电子记录迁移
（3）建立用于管理电子记录与记录管理标准、程序和控制
（4）实现对信息部门之间通过网络交换或共享的标准，程序和控制
（5）通知记录管理者当新的系统，或增强现有系统、计划，特别是在这些影响电子记录
（6）对新技术解决方案有关的保存和持续获取电子档案，定期提供咨询记录管理者
（7）确保电子记录的有效保留和处置，包括其移交给档案机构，按照批准的标准和程序。
企业风险管理问题和挑战文献支持成功实施企业风险管理，IT人员和他们的领导人如上所述必须执行他们的任务的概念。
3.研究方法
Saunders等（2012）认为，自然性的、定性的和解释性研究有助于人们了解一个组织的细节问题，因为其他形式的研究方法往往不能深入探讨问题的复杂性。在这种情况下，因为他们让研究人员深入窥视周围的IT领袖企业风险管理责任问题的核心定性数据是合适的。有一个广泛的成员参与作为利益相关者的企业风险管理：包括管理员，记录管理人员，档案管理员，公共、民选官员，公务员，审计师等等。基于在记录ERM中创造者和使用者的环境ISO15489，记录和档案、人员和技术人员处理系统的设计和维护经理可以称为记录员，因为他们直接参与的创建、使用、维护和管理的电子记录。许多先前的研究在这些不同的记录员特别是对企业风险管理的记录管理和档案。然而，IT领导人专门就企业风险管理的参与研究给予最小的关注。因此，本研究的有限范围内，只有IT领导者被选为主题。虽然其他下级IT人员被列入了ISO 15489列表作为对企业风险管理的责任，因为他们是由上级表示，他们没有被包括在这项研究。因此采访会议分别有五个IT领导者从五个机构（IT事业部/系主任），谁愿意参与这项研究进行。样品通过使用立意取样方法选择。一套开放式问题的面对面访谈所构成，其意图是收集关于ERM的意见和经验举报人。为了感应和索引编码的目的，所有的访谈都被记录。这些被逐字转录为文本文件，并进行了分析其中的数据和列文中反复出现的主题，模式和关系。在这种情况下，一个字出现在采访转录文档中的次数被施加到数据中的词语，如“多”，“一些”，“几”，“几乎所有的”，“强制所述”等。数字有助于澄清被频率在定性数据分析的情况下意味着（相对于定量数据分析）表示一个字发生在所有的文本文档的许多倍。这增加了数据作为一个整体的有效性和可靠性。在本文中使用的数据构成从五个机构收集的总的数据的一部分。分析侧重于探索IT领导者对他们的责任ER的关系，理解和参与。
4.研究结果
正如五个被调查者认为的，三个主要问题出现在它的领导责任上电子记录的区域。这些被解答两个研究问题的归纳和索引编码分析鉴定。这些都是在保护电子记录的安全性上的电子记录的国家的做法，共同和个别的责任和电子记录的培训需求。
4.1保护的政府信息的安全性国家办法
五个被调查者有各自组织关于其职责的电子记录有趣的观点。被调查者1时强调说，“法规，政策，标准和程序，以保护政府信息的安全至关重要”的立法，政策和电子记录程序的重要性。他表示，IT人员在他的组织能够在电子记录功能，他补充说，当执行他们的任务，“政府基于证据的基础上，记录的证据使得政策。记录必须准确地保存，因为它具有法律意义。这是对我们最好的解决所有这些问题，以保持政策的正确的关于安全，尊严，可靠性，真实性，审计跟踪和任何我们需要继续保持良好。“当被问及是否记录保存政策，做法和要求纳入到信息系统的政策和做法，被调查者2有力地坚称“这是考虑到当所有的EG系统的设计和规划，因为它是至关重要的，以保护政府文件和记录” 。然而，被调查者3对如何管理数据，信息和文件的原因，指导装修他的IT员工认为他的责任，“我们的政府是很重视的记录安全承诺...... IT安全，必须保密性，真实性，可用性和最后完整性。我们已经批准了IT策略，记录策略，同时还我们研究了这些目的的相关记录标准“。当有关他如何看待在所要求的标准程序管理电子记录他的责任问题，被调查者4侧重于说，描述他的角色和职责“我们非常多的技术人员，在谈论如何创建EG体系，我们也考虑如何申请元素，元数据等等，以装配到系统...“。被调查者4补充说：“这些都与非常多的规则和关于这个国家的记录，像任何其他政府法规;财政部例如立法和通告;从首相署，不要忘了“Auml;KTARahsia Rasmi”（官方保密法。）在描述他的责任，被调查者5强调他的作用和责任，指出，“是的，我们有政府的备案要求，标准的文件系统中，我们在系统中应用的公共部门。这些都是我们要坚持规划为EG系统时“的要求。他进一步解释，“电子记录是我们最关注的，甚至记录个人的身份的敏感区域内;电子系统正在稳步前进......保护信息安全“的国家的做法。继此，被调查者2肯定了“法治具有确保事实准确和正确的相关性。我们不能输不起的记录，如果有一个情况下，如果要建立一个法律责任;它已被保持在任何费用...
表1：保护从访谈获得的政府信息安全国家数据的方法
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被调查者1 |
被调查者2 |
被调查者3 |
被调查者4 |
被调查者5 |
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立法，政策，标准和电子记录的程序是保护政府信息安全至关重要的。 |
当所有的EG系统在设计和计划时将记录保存政策，做法和要求纳入考虑，因为这对保护政府文件和记录至关重要。 |
我们已经批准了IT策略，记录 政策，也是我们为这些目的研究 相关记录标准。 |
国家的记录里有规则和条例。来自财政部的例子有立法和通告;。不要忘了“Auml;KTARahsia Rasmi”（官方保密法。） |
是的，我们政府备案要求，一个标准的文件系统在公共部门，我们在已应用系统。这是我们要坚持的EG系统规划时的要求。 |
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政府根据记录制定基于证据，证据的政策。记录必须准确地保存，因为它是法律问题。这是对我们最好的解决所有这些问题，以保持政策的正确的关于安全，尊严，可靠性，真实性，审计跟踪和任何我们需要继续保持良好。 |
法治确保事实的相关准确，无误。我们不能输不起的记录，如果 存在这样的情况，如果有要建立一个责任;它必须被保持不论花费任何费用。 |
我们的政府正在致力于记录的安全性。IT安全，必须保障保密性，真实性，可用性和最后的完整性。 |
我们非常多的技术人员，谈到如何创建EG系统，我们也思考如何备案元素，元数据等要装配到系统中。 |
电子记录是我们最关注的，甚至敏感区域内记录个人的身份;电子系统正在稳步发展，保障信息安全的国家办法。 |
4.2共享和个人责任
通过一系列的球员ERM（记录管理人员，档案工作者和IT人员）早期干预是由EG系统上创建的电子记录的创建，维护，评价
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