The importance of management information systems
W.B. Adeoti-Adekeye Library Department, University of Ilorin, Ilorin, Nigeria
Introduction
Every aspect of management in the modern age relies heavily on information to thrive. Nothing moves without information and it is generally believed that information is power and that he who has it has power. It is an important resource needed to develop other resources. Changing circumstances and environments have necessitated the need for the proper dissemination of information at various levels of management. The development and use of information management systems (MIS) is a modern phenomenon concerned with the use of appropriate information that will lead to better planning, better decision making and better results.
In discussing this topic, certain fundamental concepts need to be understood and appreciated. Some of these are: the information concept; the information management concept; the information system concept and the management information concept. These concepts must be fully grasped before the importance of MIS can be appreciated.
In this essay, an attempt will be made to examine these concepts and relate them to organizational processes and structures. In addition, management functions and the different levels of management will also be highlighted. Finally, an attempt will be made to relate the MIS to those functions and levels in organizational settings. This approach will help in explaining the importance and effect of MIS in management.
The information concept
The concept of information in an organizational sense is more complex and difficult than the frequent use of this common word would suggest. Every society, no doubt, is an information society and every organization is an information organization. Therefore, information is a basic resource like materials, money and personnel. Information can be considered either as an abstract concept (ideas) or as a commodity, usually in the form of letters and reports.
Essentially, therefore, information has become a critical resource, just like energy, both of which are vital to the wellbeing of individuals and organizations in the modern world.
Like energy and politics, technology is changing the ways in which information is captured, processed, stored, disseminated and used. Information, therefore, like any other resource in an organization, should be properly managed to ensure its cost-effective use. It is an ingredient that is vital to good management and if properly managed, should rank in importance with the organizationrsquo;s personnel, material and financial resources. In an organizational context, it is increasingly being recognized as a resource independent of the technology used in manipulating it.
The implication of this realization is the further recognition that information is the cohesive element that holds an organization together. Information is an unusual commodity, quite unlike most physical goods or consumer durables. Since it is intangible, it is often hard to enforce custody. For this simple reason, it is often crucial to highlight the significant differences between this resource and others when developing a management framework. Its content can be distinguished either by source (internal or external) or by form (numeric or nonnumeric). Non-numeric can either be structured or unstructured. Internal information is that generated within an organization and generally is of interest and value only to decision makers within that organization. External information can be regarded as that created by others, that is, outside the four walls of the organization, generally by publishers in the form of books or journals, or by Governments, external contacts and the like. Information professionals have a surprising range of ideas on what information is. They have not been able to produce a widely acceptable definition.
Zorkoczy (1981) defines information “as the meaning that a human expresses by, or extracts from, representations of facts and ideas, by means of the known conventions of the representations used”. This definition includes the word “meaning” which is just as intangible and elusive as “information”. Stonecash (1981) also defines information by stating that “information is simply symbols (data, text, images, voices, etc.) that convey meaning through their relative ordering, timing, shape, context, etc. hellip; information is the raw material for making decisions for creating knowledge and fuelling the modern organization”. As a concept, information has always connoted different meanings to various information professionals, depending on what side of the information profession they belong.
Elliss (1986) rightly observes that “the data processing manager might conceive it in terms of data, the records manager in terms of records and reports, the librarian or information scientist in terms of documents or other materials”.
There are three major information worlds which have traditionally been divided and separated. The first is the literature world of libraries and archives, where information has been put into recorded form. The second is the document world of information centres and record centres, where information has been collected and organized but perhaps not seriously evaluated in the same sense as in the literature world.
The third information world is the data world of computers, telecommunications and automated information systems where the information is often numerical or structured (David, 1982). Two key variables distinguish the three categories: “time frame” and “storage medium”. Information professionals can no longer claim ignorance of generic information. The perception of a generic similarity in terms of roles and perceptions of information has been summed up as “records, words, data ... whatever you call it, itrsquo;s still information”(Mass,
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论管理信息的重要性
W.B. Adeoti-Adekeye，图书馆系，伊洛林大学，尼日利亚
引言
现代管理的每一个方面都依赖于信息的发展。没有信息就没有行动，人们普遍认为信息就是力量，拥有信息的人就拥有力量。它是开发其他资源所需要的重要资源。随着环境不断变化，信息有必要在各级管理中适当传播。信息管理系统（MIS）的开发和使用是一个现代的现象，使用适当的信息，将导致更好的规划，更好的决策和更好的结果。
在讨论这个话题时，需要理解和理解某些基本概念。其中一些是：信息概念； 信息管理理念；信息系统的概念和管理信息的概念。 在理解MIS的重要性之前，必须充分把握这些概念。
在这篇文章中，试图将研究这些概念，并与组织流程和结构想联系。此外，管理职能和不同层次的管理也将突出。最后，将尝试把管理信息系统与组织环境中的这些功能和级别联系起来。这种方法有助于解释MIS在管理中的重要性和作用。
信息概念
信息在组织意义上的概念比常用词更为复杂和困难。每个社会无疑都是一个信息社会，每个组织都是一个信息组织。因此，信息是物质，金钱，人事等基础资源。信息可以被视为抽象概念（想法）或商品，通常以信件和报告的形式。
因此，从本质上讲，信息已经成为一种关键的资源，就像能源一样，这两者对现代世界个人和组织的幸福都至关重要。
像能源和政治一样，技术正在改变信息被捕获，处理，储存，传播和使用的方式。因此，像组织中的任何其他资源一样，信息应该得到妥善的管理，以确保其成本效益的使用。它是对良好管理至关重要的一个要素，如果妥善管理，应该对组织的人员，物力和财力有重要意义。在组织环境中，越来越多地被认为是独立于操纵它的技术的资源。
这种认识的含义是进一步认识到信息是将组织结合在一起的凝聚力。信息是一种不寻常的商品，与大多数实物或耐用消费品完全不同。由于它是无形的，所以通常很难执行监管。由于这个简单的原因，在制定管理框架时，突出说明这一资源与其他资源之间的重大差异往往至关重要。其内容可以通过源（内部或外部）或表单（数字或非数字）来区分。非数字可以是结构化的或非结构化的。内部信息是在组织内产生的，通常仅对该组织内的决策者有兴趣和有价值。外部信息可以被认为是由其他人创造的，也就是说，在组织的四面墙之外，通常由出版商以书籍或期刊的形式，或由政府，外部联系人等等创造。信息专业人士对于什么信息有着惊人的想法。他们无法产生广泛接受的定义。
Zorkoczy定义了信息“通过所使用的表述的已知约定”来表达人类对事实和想法的表示或提取的意义”。 这个定义包括“意义”一词，它与“信息”一样无形和难以捉摸。 Stonecash还通过说明“信息是简单的符号（数据，文本，图像，声音等）来定义信息，通过它们的相对排序，时间，形状，上下文等来传达意义...信息是做出创造知识和推动现代组织的决策”。 作为一个概念，信息一直有着各种信息专业人士的不同含义，这取决于他们所属的信息行业的哪一方。
Elliss正确地指出，“数据处理者可能会从数据记录管理员的记录和报告，图书管理员或信息科学家的文件或其他材料来设想”。
传统上有三个主要的信息世界被分割和分离，第一个是图书馆和档案馆的文学世界，信息已经被记录在案。第二个是信息中心和记录中心的文件世界，信息中心和记录中心已经收集和组织了信息，但可能没有与文学世界相同的意义进行严肃评估。
第三个信息世界是计算机，电信和自动信息系统的数据世界，信息通常是数字或结构化的。两个关键变量区分了三个类别：“时间框架”和“存储介质”。信息专业人员不能再对通用信息无知。在角色和信息感知方面对一般相似性的看法已经被总结为“记录，文字，数据......无论你称之为什么，它仍然是信息”。
事实上，近来日益认识到的信息是一个通用的概念，再加上基于计算机的信息系统的不断扩散以及以前的离散信息系统的整合，使得Getz认为合并是一个必然的命运。他认为一个组织的管理者，从合并结果来说是一个通才，对技术有一个很好的了解，但更好地了解业务条件和需求。
但是，他并不是没有对管理信息系统（MIS）管理者的偏见。他认为他们是组织中信息管理者角色的正确专业人士，他认为，MIS经理将主动领导公司数据资源活动的合并，并对其管理有所了解，或者 MIS组织以外的经理将为他做这件事。 在这种合并的背景下，术语“信息管理”的使用最好被理解为描述由组织中任何这种合并产生的活动或工作角色的方法。 管理信息是制作决策的信息。 它可以是结构化的或非结构化的。
信息管理理念
信息管理已经被定义为组织范围的能力，可以在正确的时间，在正确的时间，在正确的人手中，以最低的成本，最好地建立，维护，检索和立即获得正确的信息。媒体，用于决策。同样，Best将信息管理定义为从外部和内部来源生产，控制，存储和检索和传播信息的经济，有效和有效的协调，以提高组织的绩效。这个定义的观点很狭窄，因为它不管理信息本身的特征（内容，所有权，表示和等同性），而不管存储介质，处理它的设备和使用它的系统。因此，总而言之，信息管理涉及的关键问题是使用现代信息技术来管理组织中的信息。
信息系统概念
计算机技术的快速发展正在扩大人们获得计算机辅助以解决越来越复杂的问题的愿望：仅仅在人类的直觉和判断过程中，特别是几年前在组织中被认为的问题。信息系统越来越受到越来越多的兴趣，逐渐和有活力的组织。需要方便，快速和经济地获得访问，必须制定组织中数据库的创建，管理和利用的程序。管理信息和信息系统，特别是与组织中有效决策过程（即管理信息系统）相关的信息系统被视为有价值的组织资源。简而言之，信息系统是以数据/信息为原料，通过一个或多个变换处理来生成信息作为产品的系统。它包括与组织及其环境有关的以下功能元素：
bull;感知 -将被捕获或生成的数据初始输入到组织中；
bull;记录 - 数据的物理捕获；
bull;根据组织的“具体”需求进行转型；
bull;传输 - 信息系统中发生的流量；
bull;存储 - 预期将来会有一些用途；
bull;检索 - 搜索记录数据；
bull;演示 - 报告，沟通、和决策 。一个有争议的包容性，除了信息系统参与决策的问题之外。
虽然批评者可能反对最后一个项目意见，但必须指出的是，信息系统和决策过程之间的关系足够接近，以提出将决策作为信息功能要素的一部分专为一个组织设计。无论用什么方式查看信息系统，通常都不仅要提供用户和信息之间的对抗，还要提供相关和及时决策所需的交互。 其主要目的是满足用户的信息需求。
在组织内容中接触信息系统表明，它是组织系统中的一个“生活开放”系统的子系统。对信息工程和信息从业者感兴趣的学者们以各种方式定义了信息系统，但以人员，信息技术和程序的基本思想定义了信息系统，从而能够促进信息的生成，使用和传递。
虽然信息系统被认为属于应用学科，但信息从业者需要了解其基本概念。 Duff和Assad的信息系统定义被认为是足够的：
收集人员，程序，数据基础（有时）硬件和软件，用于收集，处理，存储和传送操作级别的交易处理数据和信息，以支持管理决策。
从上述定义中可以得出某些推论：
bull;定义涵盖信息系统是什么，如何和原因；
bull;信息系统可以是手动或基于计算机的；
bull;信息系统已经存在于组织中，并且长存；
bull;信息系统应该支持组织的基本运作及其管理；
bull;出于交易处理目的的数据和用于决策目的的信息之间似乎有区别；
bull;该定义提供了什么可以被视为信息系统的基本概念，即人，管理，信息，系统和组织。
上述属性可以被认为是在组织环境中开发信息系统概念的主要属性或基本要素。为了进一步了解信息系统的概念，萨尔顿强调了最重要的基于计算机的信息系统如下：
bull;信息检索系统（IR）；
bull;问答系统；
bull;数据库系统（DBS）；
bull;管理信息系统（MIS）；
bull;决策支持系统（DSS）。
本文的重点是管理信息系统（MIS）。 因此，必须强调，管理信息系统是信息系统的子系统。
管理信息系统（MIS）
组织可以利用计算能力的一个方法是通过MIS的发展。没有普遍接受的管理信息系统定义，存在的定义反映了作者的重点和偏见。然而，“管理信息系统”一词可以看作是针对组织中经理或决策者需求量身定制的数据库管理系统。管理信息系统是一个使用正式程序的系统，负责人根据来自内部和外部来源的数据，向所有职能的各级管理人员提供适当的信息，使他们能够及时有效地做出规划，指导和控制活动的决策。
从上述定义可以看出，重点放在信息的使用上。规划，指导和控制是“管理”的基本要素。实质上，将数据处理到信息中并将结果信息传达给用户是MIS的关键功能。因此，应该注意的是，组织中存在MIS，以帮助他们实现目标，规划和控制其流程和运作，以帮助应对不确定性，并帮助适应变化或实际改变。那么问题可能就是：管理信息系统的管理功能是什么，管理信息可以投入使用的各种决策层级是什么？通过对这个问题的全面回答，可以实现管理信息系统在管理中的重要性。然而，在我们考察管理职能之前，我们必须讨论组织过程和结构。
组织过程和结构
在这个关键时刻提到信息系统的活动是在组织结构中进行的，而管理信息系统则力求为组织的目标服务。因此，信息专家必须掌握组织的工作知识，其结构和影响其方法和操作的因素。没有一个公认的普遍接受的定义，但是肯普纳提出的是一个有趣的定义。他指出，一个组织是一种大量人员参与任务复杂化的方式，在自觉，系统地建立和实现共同商定的目标方面相互联系。
正式组织由组织图和官方标准和程序所代表，非正式组织是组织成员之间的社会交往，组织的行为和关系，以及所有非标准的操作方式。发展有效的管理信息系统是依赖于组织识别组织内因为在正式的组织图描绘的关系并不总是最关键的关系，和人有办法改变规范，官方程序：“繁文缛节”和“战胜官僚主义”常用来描述这一过程的短语。因此，重要的是信息系统设计人员要知道各种影响组织设计。
管理功能和水平
应该注意的是，任何信息的价值都是从管理层采用的操作中得出的，因为使用该信息。因此，信息专家需要知道什么类型的任务和功能管理必须执行，以便能够产生相关和可用的信息。管理的功能可以分为五个方面：规划、做决定、组织协调、领导和动力和控制。显然，每一个领域的重视都不尽相同，尤其是依赖于组织经理的层次。在运营主管，战术层面的经理（如账户或销售经理）或战略层面的经营或交易层面的经理之间的信息需求存在明显的差异，如总经理/董事会董事。在最高（战略）层面，结构化的正式管理信息系统可能实际上是反作用的，因为在这些级别，非正式管理信息系统和外部影响变得越来越重要。
影响管理者执行任务的另一个因素，因此影响其信息需求，是组织内部功能权限的范围。 功能权威是由组织各部门和单位的专家，经理和员工行使的。可能的最常见的例子就是在整个组织内对许多人事和劳资关系活动负有职责的人事部门。虽然构成管理任务的五个功能领域中的每一个需要相关信息，但三个特定领域规划，决策和控制对组织的管理信息系统提出了重大要求。
规划和决策的性质以及现有技术
规划和决策明确地被称为主要的管理任务，这些任务发生在每一个层次的管理，虽然自然的规划和决策的类型将各不相同的水平。规划是提前决定要做什么以及如何完成的过程。规划过程产生了反映组织目标的预定行动方案和计划，这些计划是通过决策和行动来实现的。因此，有效的规划和决策是密不可分的，没有决策和行动，规划过程是一个无效演习。
为了提供适当的信息，MIS设计者必须了解组织各个层面的决策类型。有用的分类是由H.A. Simon将决策分为编程和非编程。 程序化的决定是常规和重复的决策，决策规则是已知的。相反，非程序化决策是新颖的和非结构化的，问题和决策规则的性质是复杂的，很少被理解。从这些简要说明可以看出，不同的决策类型需要完全不同的信息和程序，这对MIS设计有明显的影响。
为了从信息中创造价值，必须对决策行为做出改变，因此必须对管理信息系统进行决策。这意味着管理信息系统的设计必须适当考虑决策类型，决策方式，决策者与组织的关系，组织的性质，环境等等。管理人员和信息专业人员对此重视的接受和理解是有效管理信息系统设计的主要必要条件。
管理信息系统对管理的重要性
在所有最小的组织管理很少观察操作直接。他们试图做出决定，准备计划和控制活动，使用他们从正式来源获得的信息。例如，该组织的MIS管理者也通过非正式的方式，如面对面交谈，电话，通过社会交往等。
管理信息系统通常被认为是一个集成的用户机器系统，提供信息以支持组织中的操作，管理和决策功能。事实上，管理信息系统是一个对组织管理有用的专用系统。MIS是一种易于使用和快速的输送带，可从其一代到用户提供适当的高质量信息。因此，有效管理信息系统的核心是精心构思，设计和执行的数据库。 其级别对应于自适应决策。 实践中MIS的特点包括：
bull;信息焦点，专为管理人员在一个组织；
bull;结构化信息流；
bull;通过业务功能整合数据处理工作，如生产管理信息系统，人事管理信息系统等；
bull;查询和报告生成，通常带有数据库。
管理信息系统时代最终为管理信息提供了新的水平。对管理信息系统越来越感兴趣，导致开发数据管理技术和软件方面的活动很多。但是，应该指出的是，管理信息系统的新推力是信息的用途，而不是如何处理。重点在于将信息作为资源进行管理，这是重要的，而不是在中间处理阶段。管理面临着加速变化的环境和日益复杂的环境。
管理者需要相关信息，这是增加知识并减少其不确定性的信息。因此，经理可以使用它的预期目的。没有相关信息，没有管理功能可以有效地运作。通过使用管理信息系统检索的相关信息，通过人物管理可以让人们了解事情，从而使管理人员能够完成任务。说MIS是管理的命
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