Effective Time and Self Management, Environment and Productivity in an Organization
Michael Lawrence Mogga Rombe
Department of Business Administration, School of Management Sciences, University of Juba, Juba, Republic of South Sudan
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To cite this article:
Michael Lawrence Mogga Rombe. Effective Time and Self Management, Environment and Productivity in an Organization.Science Journal of Business and Management. Vol. 4, No. 6, 2016, pp. 204-211. doi: 10.11648/j.sjbm.20160406.15
Received: September 21, 2016; Accepted: October 5, 2016; Published: December 20, 2016
Abstract: The purpose of this article is to determine the effectiveness of time management in relation to self management, environment and productivity in an origination. This work applied some instruments for data collection such as questionnaires and observations on 75 academic staff and non academic staff selected randomly in the University of Juba and Statistical Package for Social Sciences (SPSS) was applied to analyze the data gathered. The findings suggest that time management has an inverse relationship with self management, environment and productivity in an organization. It is recommended here that necessary time management tools and favorable working environment should be applied and provided strictly to staff with modern management approaches to boost self commitment to time management and improve productivity in an organization (University of Juba).
Keywords: Best Practices, Time Management, Effective, Procrastination, Self Management, Productivity, Environment
Contents
AbstractKeywords1. Introduction2. Theoretical Framework2.1. Time and Self Management Steps2.2. Commitment2.3. Time Limits2.4. Time Plan2.5. Time Management is Good for the Following reasons2.6. Time Forecast2.7. Time Mismanagement2.8. Self Management2.9. Self Monitoring2.10. Self Evaluation2.11. Self Reinforcement2.12. Empirical Literature3. Methodology4. Results and Discussions5. ConclusionsReferences
1.Introduction
The main objective of this piece of work is to work out and determine the relationship between time and self management, productivity and environment in an organization, a case study of the University of Juba
Time is a precious good to both employees and employers in a modern organization. Self here refer to our characters as persons towards managing time during working hours. Time management is self management, when time is effectively managed; the person becomes more productive with less procrastination. Working environment should be made conducive for job to be done effectively. Provisions of good working environment work as positive booster for self motivation and level of productivity in any organizations, based on best time management practice.
Time management has been defined as cluster of behavioral skills sets that are important in an organization. Time management skills include Activities performed by academic and non academic staff such as planning in advance, lectures preparations and prioritizing. Effective time management has a positive impact on productivity of an employee in an organization (Eid M.Nermin et al; 2015)
Time management is a system for planning, controlling and using time in the most efficient and effective manner. To manage time demands commitment and readiness to keep up with its programme,
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组织中的有效时间和自我管理、环境和生产力
摘要：本文的目的是确定时间管理在企业自我管理、环境和生产力方面的有效性。本研究采用问卷调查法，对朱巴大学随机抽取的75名教职工和非教职工进行观察，并运用社会科学统计软件包（SPSS）对收集到的数据进行分析。研究结果表明，时间管理与组织的自我管理、环境和生产力呈反比关系。在这里，我们建议使用必要的时间管理工具和良好的工作环境，严格为员工提供现代化的管理方法，以促进员工对时间管理的自我承诺，提高组织（朱巴大学）的生产力。
关键词：最佳实践、时间管理、有效、拖延、自我管理、生产力、环境
1.介绍
这项工作的主要目的是研究和确定时间与组织的自我管理、生产力和环境之间的关系，对现代企业的员工和雇主来说这是一个有效的案例，时间都是宝贵的财富。这里的自我指的是在工作时间进行管理时间的人。时间管理属于自我管理，当时间得到有效的管理时，人会变得更有效率，减少拖延。创造有利于工作的工作环境。根据最佳时间管理实践理论：在任何组织中，良好的工作环境都是自我激励和生产力水平的积极助推器。
时间管理被定义为组织中重要的行为技能之一。时间管理技能包括由学术和非学术人员执行的活动，如提前计划、讲座准备和排序。有效的时间管理对组织中员工的生产力有积极影响（Eid M.Nermin等人，2015）
时间管理是一种以最有效的方式计划、控制和使用时间的系统方法。管理时间需要责任意识和提前准备，以跟上它的计划，尽管它不是像我们认为的那么容易。时间是资本，也是不可再生的投入。它从过去流向未来。因此，我们应该为工作生活中的每一天制定计划，并且在开始工作之前应该做好准备。例如，明天的计划是在今天应该完成的工作。
时间是一种昂贵的资本，无论我们的社会、宗教或职位地位如何，我们都拥有一样的时间；因此，我们必须在使用时间时要格外小心，以实现自己的目标。一旦时间得不到有效的利用，我们就无法后悔，所以，当我们在生活中时，时间不允许我们想做什么就做什么。
时间是一种非常重要的资产，我们不能储存它，一旦它消失了，它就永远消失了，因此我们在管理我们的时间时必须非常小心，因为它是有限的，一旦它消失了，我们就得不到它。
采用强有力的时间控制措施对于实现我们的组织目标至关重要，因为它与自我管理、生产力和环境有着相反的关系。”时间就是你的生命hellip;hellip;浪费时间就是浪费你的生命，但掌握时间就是掌握你的生命，并充分利用它。”
2.理论框架
“时间管理是计划和有意识地控制使用在特定活动上的时间的行为或过程，特别是为了提高效率、效率或生产力。”（维基百科）。时间管理可以通过一系列的技能、工具和技术来辅助，这些技能、工具和技术用于在完成特定任务、项目和目标时按照预定日期来管理时间。时间管理系统是过程、工具、技术和方法的设计组合，在任何项目开发中，时间管理系统通常都是必要的，因为它决定了项目的完成时间和范围。（维基百科）
时间是我们拥有的最重要的资产之一。我们每个人每月和每年每天都有相同的时间。它的消耗和效用取决于我们如何利用它。它可能足够，也可能不够。时间管理是一种尽可能有效地控制和使用时间的系统（Maitland,1999,）。时间管理就是自我管理，组织自己更好地管理耗时的活动。组织、制定待办事项清单、克服拖延、开发有效利用时间的时间管理技术。
在时间管理的最佳实践中，系统应该是灵活的，以便能够根据环境的动态进行调整。我们必须警惕在我们充满活力的世界中发生的所有挑战。例如，当你早上打开电子邮件时，你可能会面临一场通信风暴，“现实的时间管理和组织计划可以提高工作效率和生活质量时间管理的关键要素是目标、组织和放松”
时间是有限的，短暂的，转瞬即逝的，所以很难控制它。一个人可能觉得某人今天的时间不多，但明天的时间足够，但当明天来临时，他也会同样忙碌。有效地利用时间是不容易的。然而，我们必须努力工作，以便按时完成任务和实现成果。从经验上讲，时间管理必须有统一的方法，要始终体现工作的效果和方面，要不断修正和更新，以适应不断挑战的动态发展。
然而，个人时间管理技能是有效时间管理的基本技能。一个经常使用这些技能和技巧的人是生活中所有工作目标的最高成就者。
最好的办法是一天一个计划，也就是说，一天一个计划，让学生的生活更轻松。对于公务员来说也是如此，所以保持头脑清醒是时间管理的最佳策略之一。然而，时间管理对于管理者来说已经变得越来越重要，因为他们在积极主动的组织中寻求通过劳动力实现目标。
2.1.时间和自我管理步骤
bull;创建一份上下班随身携带的日程/每日日历（打印或电子）。
bull;记录所有活动，并备有您签署的每个文件的副本
bull;放地图在车上或办公室里
bull;手机旁有一个便笺簿和一支铅笔
bull;是否有官方规定的时间，确认是否有人在你办公室等你
bull;设定目标
bull;停止拖延
bull;跟踪时间
bull;创造一个有利于提高效率的环境
bull;设定优先级
bull;围绕这些优先事项执行任务
bull;将减少无优先事项时间的过程联系起来
bull;制定激励措施，以修改行为，确保遵守与时间相关的最后期限
bull;定期重新审视目标并进行相应调整
bull;清除：清除计划中仍处于底部且实际上无法完成的项目
如果你按照逻辑、有序的顺序处理事情，你一定会为你的努力带来效率和结果。
2.2.自律
为了有效和高效地管理时间，需要高度的自律、毅力和随时准备跟上计划的步伐，而且每个人都应该感谢自己的每一个进步，不管进步有多小，因为将完整的时间管理计划纳入职业生活并不容易。时间是一种资本，而不是一种可更新的收入，一种我们被迫利用生命中每一刻的资本，其结果是它不断减少。没有办法取代我们的资本；一旦它消失了，它就永远消失了。
我们对宝贵的资本资产（时间）负有责任。例如，如果时间被浪费在没有给自己带来好处的活动中，那么我们浪费的就是我们自己宝贵的资本。因为，首都是我们的，如果我们愿意的话，我们有绝对的权利浪费，但不能把浪费的行为归咎于别人。”我们生命中的每一分钟都是资本，而不是可更新的收入，当一分钟过去了，它是不可恢复的（Fontana，1993，）
2.3.时限
时间的真正本质是从未来流向过去，我们每个人都只有有限的时间去体验这种流动，并找到更有效的利用它的方法。因此，我们必须了解我们工作的价值，哪些时间是应该被有效利用的。否则，我们就是在浪费我们的时间资本，同样也会对我们的身心健康造成损害，在这个过程中我们什么也不做。我们最关心的是每天、每周、每月和每年有效地使用有限的资本（资产），以获得我们和其他人的利益。我们不应该期望完美，尽管目标是可以实现的。我们必须设计方法来帮助我们有效地管理时间。在这样做的时候，我们必须从认识到时间是非常重要的开始，从而激励自己谨慎地使用这一有限的资产，因为我们将自己的精力投入到“金币”的消费上。来自各行各业的人，尤其是管理者；经常评论人生的时间总是不够的。例如，他们抱怨“一天中没有足够的时间”。我怎么才能把这些都做完呢？我们应该永远记住，时间是有限的，不能这样储存，我们必须有效地利用它，为我们在现代生活中的利益。
2.4.时间计划
为了充分利用我们的时间，我们应该每天从一个工作计划开始，这应该比开始工作的时间提前得多。它是通过建立一个你需要做的所有事情的书面清单来完成的。分析清单上的每一项并赋予它优先权；当然，并非所有的活动都同等紧迫。当我们有组织的时候，我们会根据及时设定的目标来实现高生产率。我们需要组织我们的任务，以便我们知道在何时以及如何制定最佳做法时需要达到什么目标。
我们大多数人尽可能拖延困难的任务，把时间花在容易感兴趣的活动上，这是不好的。困难的任务应分为可控制的小任务；每个任务都应被赋予高度优先权。这样就可以做到。因此，困难的任务要分为可控制的小任务；每个任务都应被赋予高度优先权——这是我们感到新鲜、警觉和精力充沛的一段时间。这些措施应致力于完成高度优先的任务，并且必须尽可能避免中断（例如访问、电子邮件、电话和咨询）。
为了及时满足顾客的检验和满意，质量生产任务必须按照紧急、重要、良好、公平等优先顺序进行组织。目标的制定对组织的成功至关重要。我们需要围绕优先事项进行组织和执行。
认真有效地管理时间的经理会更成功、更有效率。因此，掌握时间管理的艺术，提高时间管理的能力是非常重要的。好的时间管理者充分有效地利用了可用的资源，而时间是一种只消耗而不能储存的资源。然而，由于时间管理是一个连续的功能，它需要管理者的兴趣，因为它是发展，因为“时间管理就是自我管理”（Maitland，1999），它就像一个浪潮，它不等人，一旦它消失了，它就永远消失了。因此，时间在我们的日常生活和行动中是最基本和最重要的。时间管理对管理等职业的成功表现和发展至关重要。管理者应计划和有效地管理他们的时间，并应考虑以下因素以有效和高效地利用时间。
a） 承诺：
各级经理应为每项任务分配足够的时间，并且必须遵守时间表。时间管理本身就要求自我管理，使之成为以下意义上的日常习惯。
bull;注意时间是如何度过的
bull;不要拖延要做的事。在最后几分钟前不要离开工作、任务、项目或作业，以及
bull;学习授权的艺术。把不需要你注意的事情委托给下属并跟进
b） 分析：
必须在适当的时间提供足够的信息，使管理者能够及时有效地对内部和外部环境进行适当的分析。分析影响个人时间使用的问题。
c） 规划：
有效和高效的时间管理要求在工作的各个层面和性质上有良好的计划。个人花在有效计划上的任何时间都能为执行任务和自我放松节省足够的时间，因此，应考虑以下几点
bull;牢记目标，确定优势和劣势、价值观和优先事项
bull;认识到自我挫败的问题，如恐惧和焦虑、注意力难以集中、时间管理不善、优柔寡断和完美
bull;制定现实的目标。
bull;将行动与价值观进行比较。
bull;训练自己有效地利用时间（S，Up.S.University，2009）
bull;要知道，如果你和同事讨论改变的策略，克服拖延症会更容易。
d） 跟踪评估：
计划必须明确，错误和偏差要相应地纠正和纠正。
e） 授权：
成功的委派为那些将选定的活动委派给下属并保留职责的高层管理人员节省了宝贵的时间。
f） 组织：
管理要有组织，任务要有轻重缓急。
g） 控制时间浪费：
管理者应该准备好面对组织内的正式会议，他们应该熟悉与同事交往的“应做和不应做的事情”，并且他们应该知道“干扰会破坏注意力的集中”（G.Mark 2007）。
好的时间管理者是指能够在有限的时间内实现计划的净目标，并且能够在不消耗大量身心资源的情况下做到这一点的人；时间管理的重要因素是相信有能力有效地管理时间。
“良好的时间管理=正确的动机 正确的心态 正确的技术”。（Fontana1993）好的时间管理者是指那些能够控制破坏设计的时间管理系统的浪费时间的活动的人，他们必须知道如何应对各种各样的干扰，以及如何管理和解决他人的问题。这可以通过在必要时表现出友好和自信来解决。尽可能减少干扰，集中精力完成手头的任务。
但是，为了使管理人员能够控制时间浪费，他们必须采取以下措施：
bull;经理必须能够应付任何性质的中断工作
bull;在努力工作之后，必须休息，恢复精神，以便自己能够准备好再次有效地工作
2.5.时间管理的原因：
1） 更大的控制力
2） 提高生产率
3） 增加空闲时间
4） 高预测性和可见度
5） 创造更好的工作环境
2.6.时间预测
时间管理的实施并不简单，尤其是在没有有效预测的情况下。应考虑以下因素：工作负荷、态度和习惯。如果建立了一个良好的、相关的制度，那么就可以调整计划，制定优先次序，例如紧急的重要和不重要的活动。
2.7.时间管理不当
时间管理不当是最高级别的错误，例如“无所事事”，这对我们的利益毫无价值，特别是在正式工作时间。因此，时间管理不善需要个人和组织的真正奉献。要使人们忠于职守，就必须有良好的工作环境和工作满意度。我们一定要注意安排好工作时间，否则，强迫人们在不喜欢的时间工作是一个很大的损失，我们不能达到目标。明确的目标、优先的和精心计划的目标以及日记的使用对于避免时间管理不当非常重要。
2.8.自我管理
自我管理是个人使用文档来监控、评估和强化自己的行为（King Sear，1997）。人类的行为广泛地受到自我影响的驱动和调节。
2.9.自我监控
它决定并影响一个人对个人标准、环境状况和有效自我关系的判断
bull;识别和理解目标行为和绩效标准。
bull;发展自我监测机制。
2.10.自我评价
它通过对思想、关注、动机和行动的强烈影响，在个人代理的行使中起着核心作用
bull;将员工绩效与标准或目标进行比较
bull;员工战略的实施
bull;审查工作计划：经理应定期审查工作计划，原因如下
bull;确
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