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本文于2013年5月31日9:56在耶鲁大学图书馆下载
出版者：Routledge
英国和威尔士注册号：1072954
注册办公室：Mortimer工作室，Mortimer街37-41号，伦敦，英国
卫生保健的社会服务
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计算机信息管理系统的开发
Melanie H. Grishman MSW，作为社会工作服务程序管理的首领，和SWINS的项目协调员，在2008年10月26日于华盛顿，美国退伍军人事务部在线出版。
引用该文章：Melanie H. Grishman MSW（1996）：计算机信息管理系统的开发，卫生保健的社会服务，22：2,73-86
该文章的链接：http://dx.doi.org/10.1300/J010v22n02_05
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计算机信息管理系统的开发
Melanie H.Grishman,MSW
摘要：在退伍军人事务部，社会工作服务已经在社会工作信息管理系统（SWIMS）设计、发展和实施，它提供了系统、即时的报告。该系统基于和包含案例记录。会使用该系统的社会工作服务的员工已经被包含在该计划的各个阶段。这个 设计、发展、测试和实施的过程将会开会讨论。[文章的副本可在哈佛演讲文档服务[-800-342-9678]中找到]
介绍
用电脑进行数据管理在社会健康关注工作这个领域已经变得极其重要了。电脑最大的优势是它可以省下很多分析数据和信息在人与人之间流通的时间。社会工作已经电脑已经成为社会工作中为会计工作和文字信息处理提供管理数据的主要利用方式。社会工作服务（SWS）中的退伍军人服务部门（VA）已经设计出一个计算机信息系统，这个系统包含了临床记录、质量管理监控和高危筛选功能。这个社会工作信息管理系统（SWIMS）已经设计成一个完整的系统，就跟其他VA的软件的界面一样。SWIMS在VA药物中心的各个中央处理系统上操作。这次会议将会着重讨论设计、发展、测试和完善整个系统的过程。
VA有171所药物中心和33所不住院病人诊所（OPC），它们提供了包括精神病、急性病和长期护理的主要医疗（外科专科）程序。这些设备遍布在整个美国大陆、阿拉斯加、夏威夷、波多黎各和菲律宾。
背景
在1979年社会工作服务（SWS）在退伍军人服务部门（VA）中完成了将一个依赖于关键穿孔卡计算机化的信息系统送到一个集中的数据处理中心（DPC）。这个系统被认为是社会工作自动报告系统（SWARS）。然而，一小部分社会工作的首领已经正在想象将一个电脑化的系统用于部分VA药物中心（VAMC）的分权管理医疗计算机程序（DHCP）。在位于柏林的VA信息中心（ISC）的帮助下，他们开始了工作，阿拉巴马州开始发展一个被认为是电脑化的案例记录的SWARS程序。一些年过后，案例记录程序已经扩展到允许电路传输数据到DPC和被整个VA完善的程度。
VA的DHCP使用大型计算机和部门软件，与医疗中心内的其他软件程序连接，以便数据被收集和存储一次。 这样的集成系统可以由独立的数据文件组织，每个文件描述不同的数据元素，例如客户端，工作者，转介来源，服务事件或服务结果。 唯一的属性是为每个主要活动或事件设计数据文件的能力，从而使其结构简单，彼此独立。 这使得一个逻辑上链接文件可以对从不同的独立文件提取的数据项进行查询（马丁，1977）
1986年5月，社会工作署署长召集了一个战略管理专责小组，其中一项任务是解决数据管理问题。 在工作队的初次会议上做出了几项决定：信息系统应该反映VA当前的社会工作实践，服务提供的地点应与VA使用的成本中心相同，并且全面计算机化应成为目标 的服务。 这意味着SWARS必须完全重新设计。 不过，由于预算限制，专责小组在1978年9月之前还没有结束会议，届时建立了服务机构架构。 专责小组成为“战略管理委员会”，负责继续工作队开展的工作。
最初，该委员会由六名社会工作负责人和VACO社会工作代表组成。 被认为是同行领导者的委员会成员在全国各地代表了大型和小型的VA设施。 多年来，会员资格发生变化，但其成员继续代表电脑程式设计的连续经验。 如果可以获得旅行资金，委员会每月和面对面会议召开电话会议。
以前曾在SWARS工作过的计算机程序员被ISC分配给该项目。 他参与了计划，以了解SMC在编程中的意图。 在这个过程中，他学到了很多关于社会工作和医疗保健的环境，社会工作者学到了很多关于电脑的知识，他们学会了彼此交谈。
发展过程
开发自动化信息系统有七个渐进阶段。 它们是需求评估和需求分析，一般设计，详细设计，系统开发，安装，系统维护和运行以及评估（Cotter，1981，第7页）。 将以这些阶段作为指导，讨论SWIMS的发展过程。
需求评估与需求分析
需求评估阶段有两个阶段：第一，认识到存在需求或问题; 第二，分析问题的信息系统需求，然后界定潜在的解决方案，可行性和可行性。 该过程的报告可以作为设计的基础，并为所有后续开发阶段提供参考。DHCP系统依靠用户开发来设计VA系统的组件，这是非常有效的，并且已经确保用户参与系统的所有阶段。 在需求评估过程中，引入了所有涉及用户的方法。 这些包括：提供基本事实的信息共享会议和与参与新系统的人交流和反馈的机会，鼓励其他委员会通过要求提供信息的参与，委员会成员轮询其地理区域的酋长 为了投入，委员们从临床工作人员，监事，各级行政人员寻求用户信息：财务/会计人员，统计，规划，研究和文书人员以及其他DHCP和商业社会工作软件包。
规划委员会考虑了社会工作者的职能，并提供了有利于服务工作者的选择。 高风险筛选，社会工作数据库评估，出院计划和进度说明，临床报告和质量管理报告是专为社会工作者设计的，以减少在这些任务中花费的时间。 委员会了解到，殡葬的核心活动围绕着客户/工作者的互动。 信息系统的成功开发，运行和利用将需要用户在系统整个生命周期的合作和建设性的参与。
需求分析确定了项目目标，方法，工作计划，进度，资源需求和估计成本。 它还确定了从连续工作阶段预期的产品。 需求分析对于定义需求问题至关重要，并提出要完成的一般数据处理策略。
SMC主席担任项目总监，成员均为用户，ISC和各种VA系统分析师的程序员担任顾问。 委员会成员必须具备编制工作计划和制定实际时间框架的规划技巧。 协调和整合技能以及分析能力确保了可行的有意义的系统。 谈判，沟通和智慧对于以最少的财政资源完成项目至关重要.
委员会成员按固定的三年时间表轮换，新成员以旧的身份加入。 总是有一个核心的人非常熟悉手头的过程。 主席没有改变。
计算机程序员的角色是设计和编写计算机程序，测试和记录程序以及与DHCP程序的相互关系，并为维护阶段提供支持。 ISC的程序员主管担任技术项目经理，必要时通过ISC协商资源和系统问题。 用户参与了项目团队，定义了设计要求，对系统进行了评估，测试和批准，计划安装，并进行了培训。 委员会成员处理用户问题，要求信息和定期培训。 委员会主席作为项目主任，汇集了不同的技能，创造团队精神，最大限度地发挥每个成员在制定系统方面的贡献，并确保每个成员有明确的工作任务。
开发系统的主要费用是人员，硬件和计算机处理成本。 建立类似系统的费用对于大型或小型组织而言是相同的。 在VA中，开发成本的方式与其他机构不同。 ISC为计算机编程提供了人力。 规划的所有费用都是由各医疗中心承担的，作为社会工作负责人的常规职能的一部分，旅行由VACO与其他会议或单独会议资助。 电话会议费用作为经常性运营费用。 设备费用由每个医疗中心负责与DHCP计划相关。
SMC的第一个任务是对所有VA总领事和VACO SWS工作人员进行调查，以确定新信息管理系统所需的信息。 审查了酋长建议的每个数据项目，并准备了数据字典。 此外，SMC还对其他DHCP程序以及商业社会工作计算机软件系统进行了评估。 SMC与VACO数据管理人员进行协调，以确保新系统符合所有VA标准委员会会见了ISC工作人员，以审查开发阶段并了解VA的计算机软件开发政策。 决策过程已被划定，以便每个人都将了解如何作出决定。
许多活动同时进行。 必须审查机构政策和手册的变化，以便重新起草。 要求VA官员修改社会工作报告。 SMC向SWS研究委员会咨询，以研究活动的格式提交数据。
SMC制定了计划，将活动分为以下可管理任务单位：完成开发阶段所需的主要活动，与活动相关的具体任务，资源和时间要求，负责完成任务和活动的人员以及审查。 主席通过以下方式对项目进行了控制：比较和监测任务和活动的完成情况，评估尚待完成的工作，评估与计划有重大差异的原因和可能的替代行动，并尽可能地纠正， 任何不利的情况。
大致设计
一般设计阶段和详细设计重点是：功能描述，数据描述，表格初始模型和计算机生成的文档，报告的上市和描述，终端屏幕的设计，质量标准的上市和描述 由计算机监控，机密性和安全性要求，数据库和计算机设计要求，系统接口描述和设备要求（Cotter，1981，第36页）。 在总体设计阶段，SMC也开始了初步的教育活动。 尽可能频繁地向现场负责人介绍有关数据项目和报告草案的报告，以获得反馈意见，达成共识并继续支持变革。
到1989年2月，所有的数据项目已经被定义，SMC已经准备好讨论如何将它们组织成菜单驱动的报告。 VA DHCP系统允许使用Fileman设计本地报告。 这是一个可以循环使用的DHCP程序，用于排序数据。 SMC希望提供菜单驱动的报告以及现场总监的选项来设计自己的补充报告以满足未来的需求。 一些酋长是有道德的，有文化的，而不是，所以系统必须适应各种能力。 设计菜单驱动的报告，然后样本在实地的领导人之间传播，以获得反馈和共识。
定义报告的过程漫长而耗时。输入数据的每个社会工作者都将收到有关其临床工作的报告。 统计和财务报告将是管理的副产品。 每个报告必须仔细审查，以验证一致性，相关性，及时性和完整性。
有关性能标准的报告可以通过计算机进行改进。 与手动报告相比，可以测量更多的标准和数据更复杂。 计算机系统可以通过编辑标准，提前警告，异常报告，资金控制，识别错误的行为等来监控和控制标准。
必须设计用于手动备份系统和数据输入表单的表单。 与民政部和VACO的表格开发人员举行了会议，以便与与SWIMS接口的其他DHCP程序进行协调。
VA拥有用户群组结构，负责计算机程序的实际技术开发。社会工作技术专家组（TEG）是社会工作服务用户小组，一旦系统设计完成，任务就转交给他们。 1989年9月，在两组联席会议上，SWIMS的持续发展被分配给了专家组。在此之前，SMC的一些成员也属于TEG，所以TEG完全熟悉规划委员会的意图和目标。 ISC程序员开始从事编程的实际工作，委员们能够利用VA的电子通信系统来跟踪他的进度。几年前，电讯管理局一直致力于电脑数据库评估的设计理念，并已纳入SWIMS。已经在其中一个VAMC上手动测试了工作人员的反馈和使用简单性，肯定了用户在SWIMS模块设计中的主要作用。
安装和实施
安装正在实施新系统，必要的设备，培训和支持。首次实施SWIMS，Beta测试大约需要18个月。测试的目的是评估原始目标和效益的实现，确定新出现的目标，评估系统在用户满意度方面的可行性，审查技术和运营绩效，评估成本，识别系统中的问题，并推荐更正或改进（Cotter，1981，第70页）。该软件程序已准备好于1991年1月在六个现场工作站进行Beta测试。测试一开始就开始了
在每个站点加载DHCP。连续沟通在测试过程中至关重要，特别是在测试站点和程序员之间。如果某个地方没有工作，那么在修改程序设计之前，它必须在所有其他站点上进行。检查与其他DHCP软件程序的接口。数据输入正确，然后以错误的方式进行确认，以确保程序不接受不正确或不完整的数据。一组TEG成员在一个测试站点花了一个星期，检查每一个可以想象的方式输入数据。报告已运行，所有计算均针对数据输入进行检查。这是一个漫长而费力和乏味的过程，它对测试人员做出了很大的承诺，但是至关重要的是给用户一个有效的程序。在测试期间，本地DHCP技术编程人员提供连续，不间断的计算机支持。本地VAMC用户组解决了问题，受过训练的员工，鼓励使用，定期评估系统并要求更改和增强。在Beta测试期间，一些问题通过重新设计程序得到最好的解决，但在某种程度上必须发生“设计冻结
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