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企业内容管理：
信息管理综合视角
TeroPauml;ivauml;rinta
阿格德大学学院
信息系统系
Tero.Paivarinta@hia.no
Bjoslash;rnErik Munkvold
阿格德大学学院
信息系统系
Bjorn.E.Munkvold@hia.no
抽象
企业内容管理（ECM）是一种涉及众多软件厂商的新兴概念，顾问和信息管理从业人员市场潜力越来越大。但是，存在从ECM的角度来看，关于ECM的学术报告很少组织系统实现。本文分析58，主要是从业者为导向，案例叙述的ECM项目和实现来识别需要管理的重大问题框架组织注意。主要涉及的领域框架是：用ECM寻求目标/影响，ECM支持的企业模式，内容模型，技术基础设施，行政资源做法和变更管理问题。问题在此框架中确定提供信息管理从业人员促进ECM开发从企业的角度。比较ECM概念与相关信息研究资源管理，电子文件管理，和知识管理，我们认为ECM代表了一个现代化的综合视角信息管理。
介绍
企业内容管理（ECM）整合管理结构化，半结构化和非结构化信息，嵌入的软件代码内容演示文稿和元数据用于内容制作，存储，发布和在组织中的利用。 这个概念起源于20世纪90年代中期开展管理企业的努力网页内容与内部系统[5]。 如今，想法和解决方案超出了普通的“网页内容”管理“管理所有”前沿“终端“应用程序和设备带有”后端“文件/文件管理系统和数据库。 该扩展内容结构和交换标准，特别是基于扩展标记语言的那些（XML）和用于集成Web的新兴技术页面和具有组织的多个访问设备数据库和应用程序[11]广泛融合。 此外，ECM概念也是如此超越技术解决方案，也包括“策略，工具，流程和技能需要管理其信息资产生命周期“[15]。ECM是一个新兴的话题。 数以百计的软件供应商存在于不成熟的市场产品理念，架构，功能和价格标签，以及大量的咨询。 一个书籍数量代表近期动手咨询知识[例如4,5]。 专业论坛，如AIIM国际“ECM协会”吸引参与者。除了目前的炒作之外，很少有消息报道对组织实际ECM实践的研究[12]。另一个相关问题是ECM是否实际与现有的相比，代表了新的东西信息管理的构造，如信息资源管理（IRM），电子文件管理（EDM）和知识管理（KM）。 鉴于这些传统领域，ECM提供什么来证明其目前的地位自己的“新领域”？本文讨论了ECM相关实践组织今天确定的区别问题。讨论是根据报道的经验行业中的ECM实施，油气主要ECM计划的案例研究公司。 比较这些案例中突出显示的问题与IRM，EDM和KM的区域，ECM可以被视为信息的现代视角整合了涵盖的主要问题的管理这些地区，同时也超越了他们的个人和集体范围。 由此产生的ECM框架问题可以作为信息管理的手段从业人员挣扎着抓住这个概念从企业的角度来看 。
2.当代ECM问题
我们分析了56个公开的案例叙述ECM项目由AIIM组织共享[1]，aECM领域专业论坛。 虽然主要代表供应商或顾问的观点实用内容管理举措，几页这些案例概述了这些案例和范围，以及ECM中涉及的关键问题。 在另外，我们利用两个更深入的情况下的数据研究：我们对正在进行的企业级ECM-挪威石油公司[12]的国家石油公司[12]包括8次深入访谈，与此进行讨论ECM开发人员和项目文件; 和一个案例全球软件JD Edwards的研究报告企业系统领域的服务提供商[14]。 在分析这58例，我们确定了目标每个ECM项目的范围以及所报告的问题与管理ECM相关重要实现。 然后将这些问题分组成一个一组类别，如下所示。反映了目前缺乏统一的观点ECM，AIIM叙述在重点和差异很大范围，从具体业务的自动化或信息处理任务（物流流程，分布式扫描，文档转换，表格加工）到涉及整体的广泛计划精简企业和组织内部的内容管理。 因此，报告的财务投资从每万美元到数百万美元不等
项目或开发计划。有趣的是，Statoil和JD Edwards专注于ECM在两个不同的“伞”术语下，而两者案例依然突出以内容管理为核心报告的发展方案。 在挪威国家石油公司，ECM是构成公司整体的核心eCollaboration策略 [12]，覆盖管理各种形式的内部和外部信息
在整个内容的生命周期。 对于我们的研究目的，这个正在进行的ECM程序的数据扩展以供应商为导向的案例叙述的观点AIIM。 JD Edwards案[14]又是知识管理 的标题下报告 ，而案例报告则实际讨论了经验教训从实施ECM的三个方面公司：内部网文件出版，内容多语言出版管理解决方案在线手册和网页内容管理解决方案对于企业网站[14]。图1描述了基于我们的ECM的主要问题案例分析 问题类别已经根据问题形成：哪些问题需要明确管理一个企业，使ECM？ECM应该支持组织 目标和所需的 企业模型 。 基于目标的行动结果在更多或更少的预期和期望的 影响 ，与未来的目标相互影响。 ECM被实现通过 内容模型 的设计和实施 ，包括相关的所有信息内容企业模式观点。 实施ECM是由技术 基础设施和支持行政资源及地方的做法 。 更改需要管理培养优化的配合企业与其内容模式之间，基础设施和管理。 接下来，每一个这些问题在此基础上进行了详细的讨论案例分析结果。内容模型基础设施管理更换管理层目标影响企业模式
图1.主要的ECM问题
2.1。 ECM的目标和影响
ECM的不同类型的组织目标在案例研究中确定了所产生的影响：
bull; 改善内部和外部协作 ，涉及知识创造和共享数字内容在企业内外普遍实行的做法;
bull; 增值或新的客户服务和产品涉及数字内容;
bull; 可靠性和信息内容质量导致产品和服务错误较少;
bull;企业在现代与专业 形象利益相关方的眼光;
bull; 效率，有效性和知识的灵活性工作和业务流程 ，包括重用先前创建的内容，元数据，模板和导航设备
bull; 有意义的知识工作，涉及更容易，那么单调乏味的人例程用于内容管理;
bull; 组织记忆记录的做法，历史和交易;
bull; 直接节约成本信息处理经营和设施;
bull; 满足外部法规和标准 ，直接或间接管理企业信息管理;
bull; 平台和能力，开发和维护有针对性的内容管理应用程序
为新兴目的。没有确定单一类型的客观或影响普遍被认为是“最重要的”。 而且几个目标和影响可以交织在一起特定案件的发展举措。
在技术信息处理方面节省直接成本操作和设施很少被称为主要理的ECM举措事前理由。 然而，在评估报告的情况下，财务福利在最大程度上得到了衡量。 对于例如，JD Edwards报道的数字比较有趣：1811％的投资回报率（ROI），特别是由于时间节省信息搜索和减少打印成本和270％的投资回报率已经在使用第一年后内容管理系统发布多种语言手册。相比之下，内部网的发展是有道理的更定性的内容质量陈述问责制，元数据标准缺乏以及政治上的问题由于缺乏共同的出版政策冲突Web内容的愿景[14]。我们观察到的接收不匹配许多初步目标和实际问题通过 事后评估测定 （其中，任何这样的在整个案件中都进行了评估表明了实际评估实践中的缺点方法。 而不是评估ECM实现反对各种原始目标，似乎是更有趣地呈现成本节省的数字评估ECM 事后 。 然而，例如在挪威国家石油公司，成本储蓄不被视为主要的原因ECM程序，甚至有些怀疑有理由表示：“我们的决策者根本不相信压倒性的投资回报率计算。“（企业ECM辅导员，Statoil）在少数情况下，需要符合外部要求只有法规和标准才能证明ECM的合理性。几家企业只需要从外部完成记录管理和安全规定具有鲁棒性内容管理在这样的域名中制药业，航空物流，或军事。可能是最具挑战性的目标也许可以用传统的投资回报率来证明在组织的形象建立的同时，是用ECM开发未来功能。 那是，ECM开发如此建立能力和技术平台在企业中，在其上开发和维护有针对性的内容变得更快新兴用途的管理应用。 对于例如，温特图欧洲保险报告说他们的基于XML的内容管理架构是针对“...... 来构建应用程序......，可以适应自动保险产品被修改时中央数据库中 。” [1]。总而言之，特定目标的出现有所不同在这些情况下，大部分取决于业务领域或企业运营的领域。 因此，ECM的理由和评估论证需要相当内容定义和优先级。 案件显示ECM几乎没有或没有不良影响实现。 除非我们假设ECM只会产生积极的后果，因此仍然存在一个挑战，补充成功的故事，深入研究所有可能的影响，包括负面那些。
2.2。 内容模型
任何ECM解决方案的核心在于理解的内容本身及其在组织中的作用上下文。 在本文中，我们参考这个理解它在组织中显示为明确的程度内容模型 的整体期限 。 虽然这个概念有时仅用于引用内容类型，
对象，内容和特征[8]，我们在这里扩展内容模型的概念包括以下四个广泛和具有挑战性的子区域：1） 内容结构，查看和呈现模型 ，2） 内容生命循环 ，3） 的元数据，以及4） 公司分类 。内容结构，视图和演示模型[8]描述内容的结构元素在技术上组织在内容存储库中，
并在出版物或意见中提出这些元素之间的关系。 传统文件管理系统主要处理简单文件存储库和基于文件的生产出版文件[16]。 关系数据库
索引文件和元数据。 但现代结构化文档系统和Web内容管理应用程序 - 日益集成在 “后端”事务处理数据库[11] -涉及不同的结构和关系在不同粒度的内容元素之间内容制作表格和出版模板。我们发现没有提到明确，更不用说统一，案例中使用的内容建模方法。因此，内容结构，观点，演示文稿和他们的关系在很大程度上呈现出来ECM开发人员的隐性实践，可观察主要是在实际的系统实现之后，而不是明确的，更不用说有条理的，预先建模的组织实现的内容设计。认为内容的底层模型差别很大在当代内容管理包中[8]，这种情况变得更加容易理解利用组织ECM系统实现购买的软件包几乎没有例外审查案件。 但是，问题是否现有企业的实际内容结构将可运输到嵌入的特定模型所选软件包可能需要更明确组织中的审查比目前可观察到的案件。内容生命周期管理将建立在了解现有的内容类型和结构，并将其与具体的知识相结合内容应在整个存在过程中进行管理。 在ECM，挑战超越传统管理生命周期的文件管理问题版本的文件，还包括：
bull;有效的内容创建和捕获外部和内部异质来源（集成生产环境，扫描和
成像，文件格式转换，基于表单的数据捕获）
bull;控制编辑，审查，批准和（多渠道）通报，分发，出版和内容的更新 - 使用适当的工作流程技术内容生产，加工，和出版任务（包括各级政策）“出版”：在团体或团队中，在组织内，为外部合作伙伴或目标客户，或为一般公众）
bull;具有选定文件/数据格式的受控存储，包括版本控制和修订历史管理各级内容配置和关系管理在某些复杂系统中的内容片段之间实现
bull;保留，保存和格式转换长期存档，必要删除。例如，中行气体[1]描述了他们的挑战涉及管理异构内容的生命周期，结合内容结构的复杂模型，意见和演示文稿，内容如下：“...... [T] 他收集的设计和建造一部分植物所需的内容可以包含数以百计的各种内容格式，包括工程图纸，3-D CAD文件，物料清单（BOM）资料，照片，标准操作程序，预算文件或销售演示。 通常，有四五个这样每个工厂的包装，以及较小的承包商特定的建筑包装。 这些包中的内容存在于全球企业的众多地方，和众多的硬件和软件平台 ... 要进一步使事情复杂化，制作内容包可能涉及创建多个植物，创造一个更复杂的生命周期...这些制造包装中的内容不仅仅是使用用于工程和建筑; 它用于维护，运营和销售...中行希望重复使用多个地方的内容，但也保持文件之间的关系使得修改为a
例如，绘图会自动涟漪所有与之相关的制造程序包。” [1]。在几种情况下，内容创建/捕获或生命周期的保留部分被认为是伟大的自己的挑战
例如国际物流公司如联邦快递和DHL报告受益于分布式文件的投资扫描技术[1]。 同样，内容存储后在系统中，它通常需要维持很长时间时间作为一个记录 - 包括像生活这样的典范保险公司（如南方农场局生活），公共当局（例如弗吉尼亚图书馆的土地记录或人类记录在辛辛那提大学）或法院（金县）[1]。元数据应提供有关内容的信息元素或配置及其生产，所有权，和预期的利用上下文以便于其检索重新用于组织目的。 主要挑战是企业元数据模型的标准化，容易和最大限度的自动化和动态生产元数据和内容制作者的意识所有者对元数据的重要性预期检索和重用的上下文。 据报道有关德·爱德华兹情况下[14]：“ 当被创建的元数据和管理企业范围，描述已发布信息，提高浏览和检索的便利性。但元数据设计很难因为设计信息检索的目标很少明确
够那些实施系统“。[P。 44。公司分类代表了逻辑和整个内容资源的概念结构。 它应为用户提供访问和浏览的基础通过逻辑集成的内容集合（实现，例如，作为共享存储库层次结构或
可视化语义网来访问企业内容门户），并根据a进行有效的搜索分类法在搜索引擎中运行。 对于例如，Statoil声明公司分类代表了ECM努力的基本部分相关软件应该最大限度地支持自动定义和培养[12]。 的部分分类法可以作为自动创建的基础内容元素元数据。 一个重大挑战仍然存在在分类一体化（除了技术性整合）众多和异质的内容数据库实际分类为组织目的，特别是如果这些数据库已经存在累计特设多年来
例如在分布式企业或通过收购或兼并继承。
2.3。 企业模式
内容模型与详细的 企业 相交
S 型和组织规格实施ECM系统的概念企业模式在这里指
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