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企业办公室自动化系统的设计与实现
高小平、卢金华
东北大学工商管理学院企业管理系
摘要：办公自动化系统可以有效提高办公效率，增强协同工作能力，减少重复劳动和手工操作的复杂性。 本文研究了软件开发企业应用的办公自动化系统功能。本文论述了网上商务办公自动化系统开发过程，办公自动化系统需求分析，系统功能设计，数据库设计与实现系统介绍，系统功能和数据库的设计与实现。通过系统功能数据流分析，得出数据库系统的逻辑结构，并在此基础上，创建数据库的物理结构以及各种信息查询，更新操作。通过分析系统需求分析，概要设计，详细设计，编码，测试，软件交付，操作验收等系统，实现了工作总结和项目管理两个功能模块。 界面友好，操作简单，只要掌握了Windows操作系统和Web的简单操作，基本上都可以使用该系统。
关键字：网络; 办公自动化; 数据库设计; 系统功能。
- 背景及目的
本文旨在按照系统的开发背景和目的、系统需求和功能模块、数据库，设计和实现系统。介绍该系统的一个书面指令，主要针对小型和中小型企业及中型企业。
， 随着信息技术的飞速发展和商业竞争的日益激烈，中小企业已经不满足于目前独立分散的办公自动化应用。基于协调、全面和一体化的解决方案是必要的。为此，我开发了这个在线企业办公自动化系统，实现了工作流、信息流、知识流，办公自动化系统的一体化管理，提出了科学、开放、先进、信息化的办公平台，实现了办公自动化、远程办公或家庭办公。
在线办公自动化将让人们免于繁琐、无序、低效和低端的工作，专注于核心业务，逐步改善管理，提高单位效率和信息可控性，降低办公成本，提高执行能力。该系统实现了员工之间收发消息的功能，便于沟通，帮助他们跟上公司的最新发展，最终科学化企业的日常管理。
- 开发工具简介 - 基于J2EE的WEB办公自动化系统理论的基础研究
J2EE是一套完全不同于传统应用和开发的技术框架。它包含很多组件，主要目的是简化和规范应用系统的开发和部署，从而提高可移植性，安全性和重用价值。该系统基于J2EE系统框架，充分利用了J2EE系统框架的优点。它采用J2EE的Java Bean技术来提高系统的稳定性和可扩展性，同时达到构建办公自动化的目的。
J2EE平台由一组服务、APIS和协议组成，为开发基于WEB的多层应用提供技术支持，包括JDBC、JNDI、EJBS、RMI、JSP、JAVA SERVLETS、XML、JMS、JAVA IDL、JTS、 JTA、JAVA MAIL和JAF， 共有13项核心技术。
将进行开发平台，数据库和服务器的各种分析。这个系统采用MyEclipse作为开发工具，DBMS采用Microsoft SQL Server 2005系统，服务器采用JDK和Tomcat。该系统的应用满足了企业办公室内部化和自动化管理的需要，提高了企业内部管理水平，提高了企业在市场竞争中的整体竞争力。
- 系统的需求分析
3.1、系统的功能要求
该系统包括以下7个子系统：文件发送和接收管理，会议管理，公告管理，人力资源管理，文件管理，电子邮件管理和反馈管理。
子系统的详细信息如下：
文件发送和接收管理：负责发送和接收文件
会议管理：发布和审查会议通知
公告管理：发布，审查和删除公告
人力资源管理：在主视图中完成员工个人信息的修改，删除
文件管理：检查，修改和删除员工的个人信息
电子邮件管理：发送和接收内部电子邮件
反馈管理：检查和提交建议
3.2、系统的运行环境要求
硬件环境
目前，我们开发的系统主要针对中小企业。因此，具有通用配置的计算机硬件可以很容易地满足系统要求。考虑到业务规模的扩大和硬件价格的降低，如果在更好的服务器硬件中进行分配，系统性能将得到充分发挥。
- CPU: 不低于Intel Pentium 43.06GX
- 内存: 不低于256MB
- 硬盘空间：40GB
- 显示器：SVGA显示适配器
- 软件环境
- 操作系统：Windows操作系统或Linux操作系统
- 数据库：Microsoft SQL Server 2005
- 开发软件：MyEclipse 7.0，tomcat 5.5，jdk1.5
- 系统执行原理的网络结构
系统执行原理的网络结构如下：
- 系统功能模块的设计
- 系统的登录模块
系统登录模块主要用于用户登录系统时验证用户名和密码。 只有在用户提供了正确的用户名和密码后才能进入系统。
- 发送和接收文件的模块
此模块用于在用户之间发送和接收文档，只有收件人才能查看和删除文档。 应在模块中保留的信息包括：收件人，主题和内容。
- 会议管理模块
经理使用该模块发布会议通知，供所有用户查看。 只有系统管理员才有权修改或删除通知。
- 通知管理模块
此模块用于发送所有人的通知以检出。 但是，只有管理员才有权修改或删除通知。 该模块应包含以下信息：主题，发件人，通知和操作时间。
- 人力资源管理模块
该模块用于实现在本系统中注册的所有员工信息的管理，包括审查，修改和删除信息等功能。 该模块只能由系统管理员操作。 其他普通用户只能修改他们自己的一些信息。
- 资产管理模块
该模块用于清除办公用品和车辆的使用情况。 该模块只能由系统管理员使用。 它包含办公用品管理和车辆管理等信息。
- 文件管理模块
该模块用于上传供所有用户浏览的文档。 该模块包括：文件名，上传器，文件大小，上传时间和操作。
- 内部电子邮件管理模块
注册用户使用此模块向系统内的其他用户发送电子邮件或检出其他用户的电子邮件。 本模块中保留的信息包括：接收方，发送方，消息内容和交付时间。
- 反馈模块
在这个模块的帮助下，用户可以检查他人的建议并提出自己的建议。 普通员工只能查看提案，建议主题，建议提供者，交付时间和操作。
- 数据库设计
5.1、数据库设计概述
该办公自动化系统采用了Sql Server 2005，这是一个功能全面的数据库管理系统，具有支持开发的引擎，标准SQL语言和扩展功能（如复制，OLAP，分析）等功能。
5.2、数据库表的设计
本系统共设计了11个表格，包括发送和接收文本文件表格，用户表格，建议表格，文件表格，邮件表格，会议记录表格，菜单表格，标签表格，汽车表格，通知管理表格和办公用品表格。
以发送和接收文本文件的表格为例：
其他表的设计过程与此相同。 没有必要详细说明所有这些。
表1.邮件接收与发送
|
字段名 |
类型 |
是否为空 |
主键 |
|
text_id |
int |
|
是 |
|
text_subject |
varchar(50) |
是 |
|
|
text_sender |
varchar(50) |
是 |
|
|
text_geter |
varchar(50) |
是 |
|
|
text_mark |
varchar(2) |
是 |
|
|
text_content |
text |
是 |
|
|
text_sendtime |
varchar(50) |
是 |
其他表的设计过程与此相同。 没有必要详细说明所有这些。
- 系统设计与实现
这部分的设计是一个整体结构设计，以及基于先前对所有系统进行分析的特定模块设计，作为以后程序开发的蓝图。要从实现的角度进一步分解复杂功能，确定系统建设。通常，系统中的模块完成一个适当的子功能。将模块组织成一个良好的分层系统是非常必要的，在这个分层系统中，顶层模块调用其下层模块来实现程序的整体功能，然后每个下层模块将模块调用到更低的层次以完成子功能 程序和最低级别的模块满足最具体的功能。所有这些使得用户可以轻松访问系统。
登录界面：系统登录模块主要用于用户登录系统时验证用户名和密码。只有在用户提供了正确的用户名和密码后才能进入系统。 以下部分的所有接口将不再分别进行说明。
系统主界面：用户登录成功后进入系统主页。主页面显示系统菜单项，可以通过用户用鼠标点击来激活。
创建新传出消息的管理界面：创建新传出消息的管理主要用于显示收件人，主题和消息内容。
用户可以通过点击“创建外发留言”超链接进入外发留言界面。
增加会议信息界面：会议管理由会议修改，会议删除，会议发布等部分组成。当用户点击会议标题的超链接时，会进入相应会议详细信息的界面，浏览所有相关信息。
添加员工信息界面：人力资源管理模块包括查看，浏览和添加员工信息。 普通员工只能查看自己的个人信息。 系统管理员可以添加员工信息。
发送电子邮件界面：收发电子邮件的管理模块主要包括删除个人电子邮件，撰写电子邮件，阅读电子邮件（一旦新收到的电子邮件被阅读，“未读”标记 会消失）。
在完成上述设计和开发的所有程序后，在线企业办公自动化系统已基本完成。 它能够满足用户的基本需求，例如发送和接收文件的管理，公告，电子邮件，人员和
会议。 它也在一定程度上解决了通过程序的数据一致性问题。 该系统所采用的开发方法是目前流行的面向对象方法。
参考文献：
[1] 魏晨 JSP工程与工程实践 中国机械出版社;2005.02。.
[2] 平珂，高洁 信息管理概论[M] 北京：科学出版社;2002.3：1-300
[3] 周宁 信息资源数据库[M] 武汉：武汉大学出版社;2001.1：20-100
[4] 何朱杰，黄婷儿 数据库设计教程[M] 机械工业出版社;2006.8。
[5] 程凌 计算机科学毕业设计指导[M] 清华大学出版社。2007.8。
[6] 王美丽 论OA系统（网络办公自动化）的发展[M] 技术科学（社会科学）
科学）。2008.11。
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