为非政府组织OG慈善基金会设计的基于社区的救灾管理系统外文翻译资料

 2023-03-15 15:22:41

为非政府组织OG慈善基金会设计的基于社区的救灾管理系统

关键词：CBDRM，备灾，救灾，救灾管理，菲律宾洪水

摘要：在台风灾害期间，救灾物资的合理分配一直是一个问题。受灾地区的人们为了生存而渴望得到帮助，而基金会和组织由于可以妥善处理这些资源而希望能够满足这些受灾群众的需求。OG慈善基金会就是试图尽快满足受灾群众需求的组织之一。然而，由于捐助者和库存管理不善，这个组织无法最大限度地为救援行动提供服务，也无法准确地确定受灾害影响的人员和地区名单。

这项研究的重点是信息系统(IS)如何帮助解决这些问题，从而使组织能够提高他们的工作效率。我们提出的IS解决方案是一个基于社区的救灾管理系统(CBDRMS)。在目前的情况下，因为政府的帮助通常无法惠及当地部门，所以以社区为基础的方法被认为更有效。CBDRMS将帮助社区有效且最大化地利用其所有的资源，并帮助更多受灾地区和受害者。进行救灾是为了减轻灾害的影响，并希望能减少长期伤亡。同时，快速、即时的响应在很大程度上依赖于高效的行动，而这些行动可以通过合理开发的CBDRMS得到帮助。

上述所说的专门为OG慈善基金会开发的CBDRMS将具有用户身份管理模块、规划模块、捐赠者管理模块、库存模块、资源分配模块、报表生成模块和移动应用程序。这些模块是根据OG慈善基金会进行定义和定制的。此外，尽管救灾活动节奏快速，CBDRMS仍被认为有助于管理基金会和记录他们的业务。

  1. 引言

根据公民灾难响应中心的菲律宾灾难报告，菲律宾是受灾最频繁的国家之一。事实上，在2011年，全世界发生的302起自然灾害中，有33起发生在菲律宾。大约有1170万人受到自然灾害的影响，这也使得菲律宾在受灾害影响最严重的国家中排名第三(公民灾害响应中心，2011)。

非政府组织的作用被认为是十分重要的，因为它是满足人民需要的主要角色之一，而灾难发生时政府只能提供有限的援助。当地社区依赖于非政府组织通过计划、预防来应对灾难。非政府组织的目标是那些最脆弱、最需要紧急救援的人群(United nations，2006)。

在巴勃罗台风发生时，620万人受到了影响。世界粮食计划署立即作出反应，他们预计救援行动需要大约花费200亿美元，并且估计这些救援物资可以使大约59万人受益。他们能够向那些需要帮助的人提供所需的物资(世界粮食计划署，2012)。

在救援行动中，拥有可用信息的重要程度对于组织面对灾难时作出的即时反应是有帮助的(国际期刊，物流系统和管理)。一些关键信息，例如灾难发生的地点、所需的资源以及当前救援行动的进展情况都是必要的(Sobel amp; Leeson)。

救援行动考虑到提供适当数量的救援物资以满足受灾群众的需求是非常重要的(Wyk，2010)。更重要的是，救援行动中通常出现的问题不仅是救援物资的供应问题，而且是如何立即提供适当数量的物资。然而，关于物资准确数量的信息往往没有提供(国际期刊，物流系统和管理)。

留住和获得捐赠者很重要，因为他们是资金和捐赠的来源之一。事实上，根据金融跟踪服务: 全球人道主义援助流动追踪(2013)的报告，截至2013年3月，菲律宾捐助方为人道主义救援提供的资金总额已达2128446美元。向菲律宾捐款最多的三个捐助者包括欧盟委员会、中央应急基金和美国，分别占菲律宾捐款总额的23.9%、18%、14.6%。此外，世界粮食计划署 (2013)中，包括美国、加拿大、西班牙、沙特阿拉伯、菲律宾和私人捐助者在内的捐助者都进行了捐助，以支持世界粮食计划署发起的救灾活动。

各组织无法留住或获得新捐助者的其他一些原因是由于捐助者的私人财务原因，或者他们觉得自己的捐助没有得到别人的赞赏或认可。对于一个拥有捐助者的组织来说，他们必须提供一封感谢信或者使用其他的通讯方式，比如时事新闻报道来表达他们的感谢。拥有一个能够提供这些有价值的捐赠者联系方式的数据库，也是与他们保持联系的一种方式(Cornerstone，2010)。

OG慈善基金会菲律宾分会是Organo Gold公司的子公司，同时也是其企业社会责任部门。它成立于2012年，旨在为其成员提供救援行动。他们还建立了一个场所，为有需要的人提供服务。

  1. 方法

为了开发这个项目，团队使用了标准的系统开发生命周期(SDLC)，该生命周期有以下几个阶段—规划、分析、设计、实施和维护(Shelly， Cashman，Rosenblatt，2009)。然而，在设计阶段，团队非常依赖原型和测试，这样做是为了确保系统在实施之前功能良好。此外，这有助于开发人员防止实施时可能出现的错误，从而节省时间和精力。

该团队在2013年1月启动了该项目，并在规划、分析和设计阶段花费了大约三个月的时间。在这个阶段，他们通过多次访谈、访问和研究组织来了解需求。团队通过对组织进行访问和访谈，了解了具体的操作执行情况以及流程的实际工作方式。这有助于他们进行问题分析，并引导他们构思和设计一个最适合组织及其需求的IS解决方案框架。

在这个阶段之后，团队继续开发该系统的工作原型。他们花了大约三个月的时间才完成了一个原型，这个原型可以处理组织运作中所涉及的整个过程。最初的测试是作为一个模块或者一个独立的功能被开发出来的。

在继续进行进一步的系统增强和开发之前，团队首先向组织介绍了原型，以确保他们是否在正确的轨道上，同时获取一些关于组织对初始原型看法的反馈。

在获得组织的批准和一些建议之后，团队又花了两个半月的时间来开发、完善和测试这个系统。

对于测试，团队花了整整一周的时间进行黑盒测试和白盒测试。在确保系统通过了所有的测试之后，团队与组织的一些代表一起执行了用户验收测试(UAT)。团队要求每一类用户(如财务经理、运营经理等)都有一名代表来根据系统的功能和可用性对系统进行测试。UAT是在组织总部进行的，实际系统将在总部实施，并向用户提供一个场景来模拟系统运行的过程。

  1. 系统的亮点

该系统包括灾害报告、灾害规划、捐赠管理、志愿者分配、救灾物资采购、运送和分发以及生成报告等过程。灾害报告为受灾地区的报告。灾害规划包括确定受影响的人员、附近的库存中心以及资金估算。地方政府单位的协调包括确定社区的需求。捐赠管理包括如何管理现金或捐赠物资，以及捐赠联系人和捐赠历史。志愿者的分配包括如何安排志愿者并向他们分配任务。救灾物资的采购、运送和分发涉及到救灾物资的库存情况。最后，结束时的报告包括在救援行动结束后所产生的财务、运作和捐赠等报告。

    1. 用户身份管理模块

在救援行动的开始阶段，灾难报告将由用户通过移动手机或网络设施进行报告。通过这种方式，系统能够确定哪些地区受到影响，并考虑哪些地区优先开展救援行动。灾害的严重程度也将根据用户和志愿者的报告确定。除此之外，用户还可以通过输入他们的需求来寻求额外的支持。该系统能够获得用户请求的求助信息，并告知OG慈善基金会，以便他们能够满足用户的需求。一旦用户收到救援物资，将发出通知，确认用户已收到救济品。这将能够解决无法跟踪受灾成员是否收到救援物资的问题。

此外，通过映射功能，它已经可以识别用户所在的位置，以便根据其地理位置确定用户的需求。 这将能够解决无法识别用户需求的问题。

    1. 规划模块

在决定开始一项行动之后，必须为第一天的行动设定一个基线，有必要根据希望关注的区域确定可能受影响的人员。接下来找到可以设置区域营地的地方，最后，估算采购和救援包所需的数量。

规划模块将提供目标地区可能受影响人员的清单，并利用该清单估算资金并提供拟请求采购的建议金额。此外，利用位于菲律宾周边的现有库存中心的信息，提供最近的可能被指定为战地宿舍的库存中心。这个模块将有助于解决无法通过逻辑生成受影响人员和地区的清单的问题。

    1. 捐助者管理模块

有了捐助者管理模块，它将有助于解决捐助者管理不善的问题。该模块具有记录捐助者基本信息的功能。它还可以让基金会增加或寻找捐赠者，追踪他们的捐赠历史，还可以发送邮件给他们。此外，当基金会需要捐赠时，这个模块可以发出通知和邮件通知捐赠者。对于捐赠者来说，这个模块可以让他们查看自己的捐赠历史、支出明细和基金会发送的邮件。它还为他们提供了一种更快捷地通过在线捐款的方式。

    1. 库存模块

库存模块将通过跟踪库存中救援物资的数量和供应情况，帮助解决库存管理不善所遇到的问题。一旦库存中的救援物资不足以分发给其成员，就应发出通知。系统会通知最高管理层救援物资不足，以便他们能够立即联系捐助者筹集资金。

捐款每天都会收到，有时候甚至是大量的。OG慈善基金会的采购流程假定，在编制所需的资金明细表时，没有现有的货物，尽管事实上是有的。而当他们购买商品的时候，他们会考虑到现有的货物，并且调整他们需要完成购买的商品清单，这时他们会将未花掉的现金进行退还。由于必须对每一分钱都进行核算，因此这成为会计的一个问题。而且当估算一再超出极限时，这就质疑了数额的必要性，并减缓了发行和实际购买过程。这个模块现在允许将现有货物整合到明细表中， 从而使估算更接近，调整更快。此外，这个模块处理准备部署和已经交付的救援包上的数据。每个成员都有权获得一个包，这个包适用于一个小家庭的四个成员，通过确认消息跟踪收件人是否收到货物。

    1. 资源分配模块

资源分配模块分配救援行动所需的必要资源。 志愿者的分配则是向他们分配任务。系统能够显 示志愿者、被分配的任务、以及分配给特定任务的志愿者人数。去库存中心的日程安排也被提供给组织成员。除此之外，救援包的分配也是在这个模块下完成的。使用映射可以看到分配给每个库存中心的物资和志愿者的数量。该模块将作为用户在灾害报告模块上收集受影响地区信息后平衡分配资源的基础。

    1. 报告生成模块

这一模块处理库存管理不善的问题，并使报告的生成和提交后才结束的周期更完善。

该模块将能够根据规划、进行中和后期行动中的信息生成不同的报告，在规划阶段，将生成受影响人员的总名单、初始估算金额和采购细目，在行动期间，该模块将能够提供库存报告，并在行动结束后，生成财务报告 (即支出摘要)、行动报告(即发出的包裹数目、受援家庭估计数目)。

  1. 结论

在这个项目中，团队为OG慈善基金会开发了一个基于社区的救灾管理系统，OG慈善基金会是 Organo Gold International 的社会责任部门。这个系统旨在帮助该组织解决他们无法最大限度地提供救援行动服务的问题。正如团队所观察到的，这个主要问题是由以下原因引起的:

收集到的信息没有得到适当的利用。由于他们从业务中收集到的数据非常少，他们无法将这些数据转化为可能有助于他们在业务决策过程中的信息。正因为如此，团队已经在系统中开发了一个规划模块，在这个模块中，现有的信息将会被转化为对组织流程有意义的建议。这个规划模块合理地列出了一个受影响成员和受影响地区的列表，从而解决了他们的问题。

捐助者管理不善。OG慈善基金会没有非常详细的捐赠者名单，所以他们无法正确地追踪所有的捐

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