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建筑管理与经济学（2011年3月）29,275-286
招标文件质量：英国的案例研究
塞缪尔·拉里埃*
大学建筑管理与工程学院，邮政信箱219，英国于2010年5月10日收到; 于2010年11月9日接受。
招标是建筑采购的阶段之一，需要大量的信息和文件交换。不过，招标文件在实践中并不总是清晰的。本研究的目的是确定实际使用的招标文件的清晰度和充分性。通过谈判达成两家英国建筑公司在每个企业的两个项目的整个招标过程使用人种学方法被进行了六至七周。记录了大量招标查询，修订和增编。这表明，尽管协调项目信息（1987）和英国标准1192（1984年、1990年、2007年）有助于制定清晰一致的项目信息，招标文件的质量仍然是建设中的一个问题。质量差的招标文件是对合同的估计，索赔和争议的不准确的来源。提出了六项建议，以帮助提高招标文件的质量。因此有必要进一步研究有助于提高招标文件质量的建议，也可能与行业范围内对实施CPI原则纳入程度的调查结合起来进行研究。
关键词：案例研究，承包商，招标文件，招标，英国
一．介绍
招标是一个需要大量信息和文件交换的建设项目中的阶段之一。 客户通常向承包商提供一组投标文件，用于可以允许和执行合同的投标书（如默多克和休斯，2008年的建筑合同标准教科书中所述）。 招标文件通常包含有关客户项目计划的信息，以便承包商对其进行定价。 但实际上，招标文件并不总是清晰，一致和充分。 这使得计划招标项目和建筑项目的价格困难。 施工管理文献的几个方面表明，招标文件的质量在实践中经常是“差”（参见例如史密斯和博恩，1999年的研究;肯托耶和菲兹杰拉德，2000年; 芳等，2004年;刘和淩，2005年）。然而，关于施工招标文件质量文献的实证研究和施工质量差的招标文件的实际影响较少。 因此，本研究的目的是检验和分析投标文件在实践中的清晰度和充分性。 为了能够做到这一点，重要的是要抓住现实的问题。 因此，通过谈判达成英国前20名土木工程建筑公司（汉斯福德，2008年）的两个办事处，整个招标过程分别为六、七周，首次了解质量和性质的招标文件。
二．理论框架
2.1施工招标
招标是许多建筑客户获得建造项目的计划和价格的过程。 它通常包括三个部分：决定合同类型以及将成为合同关系基础的条款和条件，在这些条件下完成工作; 考虑到预算和时间，选择最合适的承包商; 并确定合同价。 默多克和休斯（2008年）的建筑合同教科书进一步解释了这些问题。
2.2招标文件
项目的招标文件通常应包含客户想要构建的设计和规范。承包商（投标人）需要计算并为项目提供价格和计划的相同文件。史密斯（1986年，第33页）提出的基于经验的教学评估和招标教科书将“招标文件”定义为提供给承包商的所有合同，规则，条件等相关信息，使他能够考虑到每个建筑项目拥有的所有特殊特性，尽可能准确地开展工作。库克（1991），第76页“基于经验的教学理论与实践教材”（1991年第76页）解释说，招标文件的目的是“为每个建筑师提供足够详细的数据，以适应项目的情况”。招标文件还有助于获得可以客观评估的竞争性招标，以选择合适的承包商。
投标文件通常包括诸如数量单、费率表、图纸、投标人指示、规格、合同形式、合同条件和附件清单等文件和库克（1991，第76页）的标准教科书，对招标文件进行了评估，解释了投标文件取决于合同安排（如一次性合同，计量合同或成本报销）、采购方式和项目规模（即主要或次要合同工程）。例如，史密斯（1986年，第27页，第33页）和宾利（1987年，第10页）都解释说，小型合同的合同工程招标文件可能包括有或者没有规格的图纸。
2.3招标文件质量
布鲁克（2004），第46页，英国的招标文件中常见的问题是规范写作不合格，图纸和规格之间的差异以及准备不充足的招标文件。与设计人员编制的技术信息相关的问题导致1979年任命了项目信息协调委员会（CCPI）.Brook（2004）指出，与图纸，规格和数量单据中的信息质量相关的主要问题包括缺失信息不足，信息不完整，设计不当，信息不准确，信息不清楚，临时信息，布局不良信息，不协调信息和冲突信息。
继全行业进一步工作后，中国国际贸易促进委员会于1987年出版了“生产图纸，项目规格和工作部门共同安排”三个规程，鼓励设计师和设计团队遵循居民消费价格指数的原则，高效的项目交付。在推出消费者物价指数之前，建筑经济发展局（1987）新能源产业技术开发机构报告指出，近30％的建筑工地质量问题主要是由于项目信息不清楚或缺失。
2.4招标文件质量差的后果
质量差的招标文件可能导致不准确的估计，较高的出价，索赔和纠纷。 84个英国接触者的问卷调查结果显示，“招标文件差”是成本估算不准确的第二个主要原因。大多数受访者透露，“设计团队提供的招标信息质量差”。刘和灵（2005年，第394页）在29个美国承包商的问卷调查研究中确定了“招标文件的完整性”作为影响标记的重要因素。莎士（1998）还将“工作规范的明确性”确定为影响承包商加价决定的因素之一。比利时和金恩（1991）对30位美国承包商的采访研究发现，“设计质量”是经常与标记水平相关的因素之一。
根据对12家美国承包商的访谈，史密斯和博恩（1999年第106页）发现，“不明确的合同文件”是导致承包商在投标中增加应急加价的因素之一。巴贾杰等人在澳大利亚的19家承包商的问卷调查研究（1997）将“招标文件质量”确定为影响承包商投标工作决定的第三大因素。杜莱米和弘（2002年第606页）对新加坡32家承包商的另一项问卷调查发现，影响新加坡承包商投标/不投标决定的40个因素中，“招标文件的完整性”是第八大重要。芳等（2004，第857页）对中国42家承包商的问卷调查结果确定了“作业图纸错误”，这是中国建筑市场承包商的重大风险因素。布鲁克（2004年第46页）解释说，招标信息不佳可能会增加现场主管浪费的时间。因此，招标文件越明确，施工过程越直接，招标费用越低，承包商也越多。估计人员撰写假设，规范和做猜测花费的时间显然增加了招标费用（史密斯，1986）。
2.5研究问题
文献表明，招标文件的质量是施工中的一个问题。然而，关于投标文件在实践中不清楚的程度，质量差的文件的性质和影响，投标文件的问题集中在哪些领域以及承包商如何处理质量差的招标文件，几乎没有实证研究。没有对实际招标文件的质量进行准确的了解，通过对项目信息采用居民消费价格指数和英国标准，很难实现预期的改进。因此，应解决以下问题：
（1）实际提供哪些招标文件；
（2）招标文件在结构和规模方面的性质是什么；
（3）承包商在招标文件的使用中经常遇到哪些问题；
（4）招标文件的哪些方面往往对承包商不清楚；
（5）招标文件不清楚的主要原因是什么；
（6）承包商如何回应招标文件的不清楚；
（7）在实践中招标文件质量差的后果是什么。
三．研究方法
为了解决研究问题，需要一种全面的，归纳和密集的方法（正如明茨伯格，1973年，第230页，他在1967-69年的五位美国管理人员的实况观察研究中所述）。首先，需要采取综合方法来捕获承包商的整个投标过程，招标文件和与之相关的问题。第二，该方法必须是归纳的，其目的是根据具体案例感应地发展理论，并对投标文件的质量和性质提供了解。第三，这个方法必须要深入研究这个问题。因此，首先通过书面请求，然后进行面对面的讨论，将进入协商到20个英国建筑公司（汉斯福德，2008年）中的两个。两家承包商（年营业额超过10亿英镑）执行建筑和土木工程项目。
在每个公司，以下简称伽玛和三角洲，整个招标过程在伽马和七角洲在2008年被放映了六个星期。因此，整个研究持续了65天，即552.5小时的直接观察为工作时间为八点到下午五点（每天休息一小时）。为了全面了解投标过程中涉及的文件，投标组在研究人员的日常工作中得到协助。要求问题澄清研究者的意见，并了解一般经验。收集，审查和分析招标文件。因此，在研究中使用了三种主要方法，即观察，面试和纪录片分析。每家企业的招标人员约有10人，主要人员为招标经理，评估人员，规划人员，商业经理，业务经理和行政助理。案件研究报告的基础，伽玛七周六，三角洲七个时期进行的意见，非结构化访谈和纪录片分析。案例研究往往局限于代表整个人口（尹，2003年）。因此，虽然这项研究是在英国20大英国建筑公司中的两个，在英国有很大的业务，在投标文件方面有广泛的经验，但整个英国建筑行业的结果可能并不普遍。
因此，反思和研究者的存在是与这种性质的人种学研究相关的常见问题。然而，在招标文件中研究兴趣里，其中大部分细节是无可争辩的，对于文件的复杂解释，与文件相关的问题和与问题相关的书面查询的问题几乎不需要。此外，招标是一种商业上昂贵的活动，其程序不可能受到研究者的存在的影响。因此，结果不太可能受到这三个因素的影响。投标队对研究员的出席感到满意，并感谢研究人员提供的额外的双手进行一些例行任务，并热衷于收到一份反馈报告，以回报获得案例研究。
四．实例探究
现在对2008年伽马和三角洲的案例研究进行了调查和分析。
4.1分析：案例研究1（伽玛）
伽马的招标文件涉及到一个价值650万英镑的“启用工程”项目。该项目为公共客户，所使用的合同形式为ICE第七版。该项目被授予最高固定价格保证合同。
收到的投标文件包括投标人指示（七卷），招标形式，协议形式，债券形式，合同条件，特殊要求，投标者提供的信息，提供给投标者的信息，承包商的担保保证分包商的附带保证，设计师的担保，母公司担保，技术工作规范（358页），工程图纸（213页）和数量单（1053个项目）。
关于招标文件遇到的问题，首先，伽玛的投标小组确定文件中缺少信息，不完整图纸，信息冲突，规格不齐（参见表1）以及需要澄清信息的一般领域。关于这些问题，伽玛的招标组提出了20个招标查询时通讯软件，他们提交给客户的顾问以获取更多信息。表1显示了伽马提出的20个时通讯软件的分析。
|
查询类别 |
澄清 |
丢失的信息 |
冲突信息 |
规格不足 |
图纸不完整 |
总 |
|
查询次数 |
12 |
5 |
1 |
1 |
1 |
20 |
|
组成部分: 图纸规格 |
图纸（1） 规格(10);
|
图纸 (1); 规格 (4) |
信息之间的冲突 在规格、信息和图纸中 |
混凝土等级 规格不足 |
残缺 垫脚的细节 |
— |
|
百分比 |
60% |
25% |
5% |
5% |
5% |
100% |
伽马提出的时通讯软件的数量可能已经超过20个，但是投标团队成员在策略上不愿意提出太多的查询。 首先，他们表示担忧顾问公司可能会误解太多时通讯软件，这意味着他们不了解这项工作。 第二，他们认为提高太多时通讯软件可能会泄露商业上有利的信息。 例如，如果一部分图纸或规格有缺陷，并且在施工阶段有可能要求（和利润），他们将希望利用而不是提出关于它的时通讯软件。 因此，一些定价和招标策略表1由伽马发行的招标查询分析（时通讯软件）制定了在招标中利用缺陷和缺乏具体的施工细节文件。
表1由伽马发布的分析招标查询
第二，客户在六周招标过程中引入了原招标文件的大量变动。这些变化主要是通过时通讯软件和TA发布的，以补充原来给出的信息。表2检查并分类收到的塔斯。有趣的是，TA1在投标期的第一天收到，以纠正与投标日期有关的错误。
表3分类了接收到的90个时通讯软件响应。 伽马提出的时通讯软件总数为20.但是，还有其他三家招标承包商，并就投标文件提出疑问。最终，伽马收到了90项时通讯软件回应，所以假设项目顾问总共收到了至少90个时通讯软件。
每个时通讯软件回复都分发给所有承包商。这意味着顾问不必多次回答同一问题的时通讯软件，而且还确保所有承包商正在招标相同的信息。因此，在其他投标人的查询中几乎没有重复任何时通讯软件回复。表4显示了伽马收到的时通讯软件响应的每周分布。
在六周招标期间的最后两周内收到了时通讯软件回复的53％。伽马投标组对此表示严重关切，因为许多时通讯软件回应对投标计划和价格都有重大影响。由于时间有限，伽马很难适时考虑投标书的变更。一些查询没有得到回答（见表4），在某些情况下，时通讯软件回复不被视为包含足够的信息。关于这些问题，投标组根据招标程序和价格提供随着投标书提交的书面假设。
其他投标者也对延迟提供为工作付出代价所需的信息表示担忧。例如，在招标澄清会议之前，一名承包商在时通讯软件中向顾问写信如下：在下周的招标澄清会议上，我们关心的是，所收到的讨论和资料将在投标截止日期前留出有限的时间。现在显然已经太晚了，但对所有投标者的介绍性会议对于这个性质的项目来说是非常有益的。
投标者须知有一项规定，要求承包商至少在招
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