TSINGHUA SCIENCE AND TECHNOLOGY
ISSN 1007-0214 44/67 pp273-278
Volume 13, Number S1, October 2008
E-Tendering Process Within Construction: A UK Perspective
Geoff Tindsley, Paul Stephenson**
Division of Built Environment, Faculty of Development and Society,
Sheffield Hallam University, Sheffield S1 1WB, UK
Abstract: E-tendering can be defined as the issue and receipt of tender documentation through electronic
means which facilitates the procurement of construction work and the award of contracts. The current paper-
based method of tendering has been commonplace within the industry for a significant number of years, but
with recent technological advancements, this traditional process is rapidly becoming outdated. Several ma-
jor projects within the UK are now being procured through the e-tendering process which includes the multi-
billion pound development for the Olympic Games in London 2012. However, while these prestigious pro-
jects are embracing e-tendering technology, it is not certain as to what extent e-tendering is used across the
construction sector generally. This research is primarily concerned with establishing the current status, prac-
ticalities and resource effectiveness of e-tendering within UK construction. Results are provided from an in-
dustry survey which includes both quantitative and qualitative data. A case study implementation is also in-
cluded which assesses the utilisation of e-tendering software in practice. The research findings indicated
that e-tendering can provide substantial resource savings to a major part of the supply chain, with the key
benefits being enhanced communication, time savings and reduced costs. However, a considerable propor-
tion of the industry remains uncertain about embracing new technologies, with reluctance to change being
perceived as the greatest barrier. The findings suggest that many professionals within the UK construction
industry recognise a requirement for increased implementation of e-tendering, but feel that training, educa-
tion and support from senior management are essential requirements for e-tendering to become widely ac-
cepted in the future.
Key words: construction; project data; electronic communications; e-tendering
to a general concern over security and legality issues[1].
Introduction
1 Tendering Process and E-tendering
Despite the apparent benefits of information technol-
ogy (IT), many organisations have been slow to adopt
e-construction and in particular e-tendering. Many com-
panies are approaching the use of e-tendering with cau-
tion in order to test its practical advantages and encour-
age confidence amongst staff before implementation.
Additionally, this apprehension may also be attributed
For several years, tendering has been undertaken as
part of the traditional contractual procurement process,
which operated on the separation of the design and
construction phases. However, this has started to
change with increased technological complexity, de-
sign and build procurement, and client expectancies[2]
.
E-tendering has been assumed to be more cost-
effective than the current, traditional method, in
addition to time savings offered by the process. In
Received: 2008-05-28
** To whom correspondence should be addressed.
E-mail: p.stephenson@shu.ac.uk
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Tsinghua Science and Technology, October 2008, 13(S1): 273-278
simplistic terms, this will have implications for re-
duced printing, copying and courier costs and also re-
duce the chances of miscommunication[3].
it will be some time before it is fully incorporated and
[5]
accepted by the industry as a whole . The creation of
a guide specifically for e-tendering highlights the ac-
ceptance by the industry that the process is destined to
feature predominantly in the future of construction[9].
Moreover, opinions are still mixed and the industry is
still undecided on the full implementation of e-
tendering, which “offers advantages over paper-based
methods. It can be quicker but there is still the oppor-
tunity for human error. If the technology fails at a cru-
cial moment, it can also mean unfairness to one or
There also appears to be a general opinion within the
industry that e-tendering should be made more main-
stream and accessible to all members of the supply
chain. Booty[4] has indicated that web-based tendering
is the way forward in order to reduce bid costs and bu-
reaucracy while at the same time offering the opportu-
nity for greater clarification of information. However,
some literature highlights the cost implications of e-
tendering, which for most organisations will be the ini-
tial capital investment for set-up costs of the system
and training, which will particularly affect smaller
more of the tenderers”[10]
.
The dearth of substantial fact-based study can be re-
lated to the uncertainty and formative stage that e-
tendering is currently undergoing. Indeed, Breetkze et
al.[7] highlighted that opinion is clearly divided over
the benefits of using e-tendering, and that further re-
search should enable this opinion to be more clearly
identified.
[5]
firms . Contractors may also suffer cost consequences
in printing costs
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建筑业电子投标流程：英国视角
Geoff Tindsley, Paul Stephenson
建筑环境、发展与社会学院，
谢菲尔德哈勒姆大学，谢菲尔德S1 1WB，英国
摘要：电子投标可以被定义为通过电子手段签发和接收投标文件，这有助于采购建筑工程和授予合同。目前的纸质招标方法在行业内已经普遍使用了很多年，但是最近随着的技术进步，这种传统的招标方法正在迅速过时。目前，英国国内的几个重要项目正在通过电子招标程序进行招标，其中包括为2012年伦敦奥运会开发价值数十亿英镑的项目。然而，虽然这些著名的项目正在采用电子投标技术，但目前尚不确定电子投标在整个建筑行业中的应用程度。本研究主要探讨英国建筑业电子投标的现状、可行性及资源有效性，来自一项包括定量和定性数据的行业调查的结果，还包括一个案例研究实施，评估电子投标软件在实践中的使用情况。研究结果表明，电子投标除了可以为供应链的主要部分节省大量资源之外，其主要优点是加强沟通、节省时间和降低成本。然而，相当一部分行业对采用新技术仍不确定，不愿改变是最大的障碍。调查结果表明，英国建筑业的许多专业人士认识到，需要加强电子投标的实施，但他们同样认为，高级管理层的培训、教育和支持是电子投标在未来被广泛接受的必要条件。
关键词：建设；工程数据；电子通信；电子投标
简介
尽管信息技术（IT）有明显的好处，但许多组织在建设工程时，特别是电子投标方面进展缓慢。许多公司正谨慎地使用电子投标，以测试其实际优势，并在实施前鼓舞员工。
此外，其安全和合法性[1]问题得到了普遍的关注和担心。
1招标流程和电子招标
几年来，招标一直作为传统合同采购过程的一部分，招投标是在设计阶段和施工阶段分开进行的。然而，随着技术复杂性、设计和建造采购以及客户期望的增加，这种情况已经开始改变[2]。
电子投标被认为比目前的传统方法更节省成本，而且这一过程更节省了时间。简单地说，电子投标有助于降低印刷、复印和快递的成本，并减少沟通失误的机会[3]。
业内人士似乎也普遍认为，电子投标应该成为更主流的方式，并让供应链的所有成员都能接触到。Booty指出，网上招标是一种为了是降低投标成本和官僚作风的先进的方式，同时使信息更加清晰。然而，一些论文特别强调了电子投标成本的影响。对大多数组织来说，电子投标将是第一次建设相关的系统和培训，这将特别影响到较小的公司。承包商还可能在打印成本和雇用专业人员使用绘图仪和CAD方面遭受高成本[5]。除此之外Marsh和Flanagan[6]认为还有许多其他障碍阻碍建筑公司实施先进的IT系统。一些组织认为，能够量化和估算在线创建和发布信息的实际成本将成为一大阻碍。对于希望实施电子投标的公司，必须进行充分的成本评估，以判断使用电子投标在财务上是否可行[7]。
国家电子采购项目的一份政府报告强调，通过电子招标，地方当局每年可节省大约800万英镑[1]。克拉克[3]强调了另一个节约成本和时间的例子，一家公司使用在线投标，节省了超过20万英镑的投标成本，相当于减少了73%。此外，Booty[4]还强调一个机构可以在每次投标中节省1500英镑的纸张和管理成本，减少管理时间1.5天，且预算的总开支减少了20%。
如果要在整个供应链中全面实施电子投标，所有相关方都必须了解使用电子投标的做法、程序和潜在的陷阱。此外，需要提高下属的意识，并制定适当的培训方案，以便成功地促进电子投标。英国建筑界对电子投标仍有相当的担忧，这说明电子投标仍需要一段时间才能被整个行业完全接纳[5]。专门针对电子投标的指南的创建凸显了行业的认可，即电子投标过程注定在未来的建设中占主导地位[9]。此外，各方意见仍然不一，业界对全面实施电子招标依旧没有定论，因为电子招标“比纸质招标方式更具优势。它可以更快，但仍有人为失误的可能。如果技术在关键时刻失败，可能意味着对一个或多个投标人的不公平”[10]
缺乏基于事实的实质性研究可能与电子投标目前所处的不确定性和形成阶段有关。事实上，Breetkze等人强调，对于使用电子投标的好处，人们的意见明显存在分歧，进一步的研究应能使这种意见得到更明确的确认。
2 研究目的
本研究的目的是评价和评估电子投标流程可能产生的影响，并评估其在英国建筑业的实施的可能性，同时确定电子投标流程对公司目前实施是否具有实用性和有效节省成果，以及英国建筑业的公司是否有准备充分将电子投标作为首选流程
3 研究方法
由于研究主题领域的性质，我们采用了一种定量和定性研究方法，其中包括文献查阅、基于行业的网络问卷调查、对英国主要从业人员的访谈和对案例中研究实施情况的评估。
我们向英国建筑业的115名专业人士分发了一份问卷，主要目的是确保供应链的大部分人被询问，以便获得一组平衡和广泛的数据，从而能够有效地得出结论。总回复率为43%，其中包括客户、工程量测量师、承包商、分包商、建筑师、工程师、供应商和IT专家。
4 研究结果
一些重要调查结果显示，64%的人倾向于电子投标（其中60%是工程量测量师），36%的人倾向于传统投标（其中89%是承包商）。这表明绝大多数承包商宁愿继续采用传统的招标做法。
关于电子投标的资金利用率，在回答“是”的29名专业人员中，66%是工程量测量师。在回答“否”的20人中，75%是承包商。这表明大多数建筑项目（承包商）的主要组成部分并没有实现高效的资金利用率。关于电子投标节省时间和其他资源的问题，结果是各占一半的，稍占多数受访者（59%）强调电子投标确实比支持传统投标节省了时间和其他资源（41%）。
相反，在56份答复中，有41份答复认为，对改革的抵制是电子投标的最大障碍，占样本的73%。六名答卷人认为，接受电子投标还有其他障碍。其中包括：
- 向承包商提交文件的方式不当；
- 投标费用转移到较小的公司；
- 对用户来说系统并不友好，这可能会使供应商和其他参与者望而却步；
- 参考电子文件常常出错，因此就像拼图一样聚集成一个硬拷贝，这意味着小公司常常拒绝对电子投标项目进行投标；
- 一些承包商的信息技术能力不足以成功地进行电子投标。
此外，安全性是电子投标项目的一个重要方面，于是在项目开始之前，大多数参与方将设法确定软件的安全程度。在49名受访者中，38人认为，根据他们的个人经验，使用电子投标时的信息安全是充分且安全的，约占调查人口的78%。这表明大多数用户都愿意通过这种方法交换敏感文档。
尽管英国建筑业中电子招标的使用率进展相对缓慢，但相关文献强调，大多数建筑专业人员认为有可能节省开支，但相信必须为此进行许多改变。59%的受访者认为，与传统招标相比，电子招标节省了资金。此外，63%的人同意电子投标可能降低投标成本的说法，同时有6%的人强烈同意。这清楚地说明，更多的人认为电子投标比那些已经意识到这些好处的人更可能增大资金利用率。
关于电子投标缩短时间的潜力，31%的人不同意关于费用的陈述，43%的人不同意关于时间的陈述，但是，这并不表明从节省时间中受益的人同意那些认为电子投标可以缩短投标期的人。这是一个意想不到的结果，因为人们普遍认为电子投标与节省时间和成本有直接关系。相比意识到能够节约成本的人，想象能够节约成本的更多。因此，人们可能会质疑，为什么这不适用于节约时间，特别是某些受访者使用了诸如“时间就是金钱”之类的短语，而时间和成本效益是“并行不悖”的且司空见惯。
此外，75%的受访者认为，全面实施该计划将有利于整个英国建筑业。受访者还要求为他们的回答提供理由。回答“是”的人评论如下:
- 投标期的时间大大缩短。
- 简化文件处理，减少文书工作，清晰审计跟踪。
- 减少复制和投递投标文件花费的时间和金钱，后期更改更容易纳入投标书。
- 定期使用将最终降低所有利益相关者的投标生产成本，并降低总体项目成本。
- 高效率节约-成本、时间。
不赞成电子投标的答复包括：
- 转给承包商和分包商的成本，这些承包商和分包商几乎看不到或根本看不到效益；
- 除非我们都能进入一个完整的无纸化系统，否则投标费用只是从咨询转移到承包商；
- 并非每环节都有这种工作的装备或训练；
- 从分包商的角度来看，这很耗时；
- 熟悉一个项目需要时间；它可能会使人困惑，文件仍需打印以供查询
上面列出的评论只是对受访者提供的理由的简要概述。简单地说，从收集的数据来看，大多数工程量测量师和建筑师在使用电子投标时都节省了资源，而承包商和分包商则没有。
尽管问卷的总体答复是积极的，有利于电子投标，但大多数补充意见都描述了潜在的障碍、缺乏广泛实施的原因以及行业各大部门之间的犹豫。评论包括：
- 从长远来看，效益是可以看到的，但这些效益必须由整个供应链来实现，而不仅仅是客户和工程估价师；
- 并非所有公司都有能力进行电子投标；
- 抵制变革是最困难的方面，一旦人们熟悉了变革，那么变革带来的好处是巨大的；
- 建筑业供应链上很大一部分企业没有总承包商所需的软件/硬件能力，因此主承包商仍不可避免地发布硬拷贝文件。
然而，当被调查者被问及实际利益，而不是感知和潜在利益时，成本和时间之间的预期关系是显而易见的。虽然大多数人（59%）说电子投标在他们的经验中具有成本效益，但这一数字不足以证明电子投标是一个成本效益和高效率的过程。然而，更大比例的人认为，电子投标有可能提高成本、时间和总体效益。
来自5位受访者（客户、建筑师、工程估价师、承包商和IT专家）的补充意见有助于确认问卷调查结果和文献调查结果。一些受访者对当前的软件和实际意义持保留意见，并提出了改进程序和提高用户友好性的方法。目前使用该工艺的专业人员正在积极考虑进行改造，这意味着，该行业的很大一部分人意识到并已经接受，这种技术形式将出现在可预见的建筑未来。
采访强调，整个行业必须能够认识到实施电子招标和协作软件的好处。仅协助建筑师和建筑估价师是不令人满意的。承包商和分包商不能不必要地被迫使用该流程，否则投标成本无疑会增加，从而增加客户的项目成本。
5 案例研究
案例研究的目的是评估参与者所遇到的可能妨碍电子投标更广泛使用的障碍，此外，同时确定使用电子投标软件的关键实用性是什么。
案例研究项目包括对现有的汽车经销商的重新开发，其中包括提供一个新的大的客户和员工停车设施和车辆展示区。该项目价值约300万英镑，招标期为6周，合同期为48周。合同格式以JCT 1998为基础，通过使用公司内部的电子投标系统发布并投标。
工程估价师认为，节省的费用主要是印刷和邮资。有趣的是，承包商和工程估价师都同意是建筑师实现了最大的成本节约，因为与传统招标相比，在发布图纸时几乎没有或根本没有支出。工程估价师说，“我们必须承担通常由建筑师承担的应刷费用”。项目参与者认为，电子投标最重要的优势是更快的沟通，为收集数据提供进一步的支持。承包商强调，“如果进行了变更，所有相关方都可以立即查看，而在传统的这种情况下，通过邮寄方式接收和分发此类变更需要几天时间。”
由于缺乏经验，受访的项目参与者评论说，他们花了额外的时间在熟悉软件上。接着资源受到影响，技术人员花时间承担管理任务，正如工程估价师所说，“我们在办公室的时间比本想准备投标书的时间要晚得多”。当被问及谁不会受益时，项目参与者支持调查问卷和访谈的结果，同意承包者不会有太大的利益，工程估价师补充说，“他们（承包者）仍然需要打印所有信息”。显然，承包商在这一特定项目中实现的唯一好处是修正时的交流速度。
工程估价师认为最大的问题是无法检查承包商是否查看了最新信息。“我们有一个例子，其中一个投标的承包商没有阅读所有的投标附录，错过了一份最新修订的现场平面图，随后错失了一笔相当可观的钱”。这显然是一个重大问题，非常影响投标申请书的价值。如果按照传统发送更改，则不太可能错过增编。当被问到是否所有的参与者都愿意使用新的软件时，工程估价师回答说，最初他们都不愿意，因为这是他们第一次以电子方式投标。“所有招标承包商对此都有点怀疑。公平地说，他们不愿意一开始就这么做，对此有点消极”。承包商们几乎没有选择是否以电子方式投标。这提出了一个有趣的观点，即在某些情况下，承包商实际上被迫使用电子软件。
从对工程估价师的采访中可以明显地看出，尽管他认为整个招标过程总体上是成功的，但在投标期间遇到了一些问题。这两个投标商都是尽管已收到工程估价师的电子投标文件还是通过邮寄方式递交投标书的。这很有可能是因为这是承包商第一次使用电子投标。工程估价师则很支持这种做法，“这也是我们的第一次经验，把文件上传到系统上花了很长时间，对我们来说是一个陡峭的学习曲线”。如承包商所述，“在使用软件之前，必须对每个人进行培训”。工程估价师说，他的团队正为其雇员举办电子投标和协作软件培训班。
必须指出的
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