工程项目和工程服务的招投标流程分析外文翻译资料

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工程项目和工程服务的招投标流程分析

摘 要：

并非所有为获得产品而进行的活动都是必需的，有一些活动可以归为 '无价值的活动'。在追求持续改进的过程中，必须抓住对实现产品至关重要的活动。获得这些信息的方法之一，就是进行流程图的绘制。本研究的目的是对工程项目和服务的公开招标过程进行分析，为管理者寻找持续改进的方法提供数据。为此，我们进行了一项案例研究。在这项研究中，对流程进行了模拟，并对构成流程的活动进行了分析，以便对其价值进行汇总。研究表明，流程的管理是零散的，流程中存在相当一部分有价值的活动/无价值活动。对所有活动进行分类使我们可以得出这样的结论，即并非总是需要大量的财政投资来改善这些活动。另一点是，需要一个以系统方式管理这些活动。

关键词：公共工程； 招投标； 流程图；

1引言

公共工程和工程服务的建设采购是通过招标程序进行的。从确定工作或服务的需要，到对所从事的工作或服务进行问责，投标过程有一系列的程序。这些程序的特点为它们是由若干阶段组成的过程，其中有若干公共和私人机构参与。当公共工作被理解为一个过程时，所涉及的每一个代理人都有可能承担责任，并因此而承担相应的责任。

由于巴西公共工程建设的特点，招投标过程的各个阶段是以零散的方式进行的。这就意味着施工现场没有以效率为导向的管理体系，增加了错误、返工、成本、追加请求和影响项目成功的机会。因此，为了实现有效的公共管理，必须完善资源配置流程，以实现制度目标。

为了了解公共工程和工程服务招标过程的分散性，建议使用流程图技术。通过这种方法，可以知道流程中的活动，并根据其对流程的附加值进行分类。有了这些信息，就可以对流程进行诊断，根据实际数据提出改进建议。

2 流程图绘制

流程可以定义为为实现最终结果而进行的一组系统活动。要管理一个过程，首先必须看到它。可以通过其映射来实现可视化。有了图谱，流程可以用流程图来表示，它显示了产品装配所需的各种活动和这些活动的顺序。

通过流程图，目标是获得对 '生产什么？'、'如何生产？'、'生产多少？'、'何时生产？'、'向谁生产？'等问题的答案。它可以让参与的人对整个过程有一个总体的了解，区分行为者的活动和责任。

流程图是一种工具，它使流程的完整可视化成为可能。它使人们能够了解其中开展的活动及其依赖关系。通过它的使用，可以更简单地确定在哪里和如何改进一个过程。

在分析一个流程时，必须同时从内部客户和外部客户的角度观察，这样才能满足他们的需求。另一个重要的点是寻找过程中的每一个活动来增加产品的价值。如果不这样做，就会发生浪费。

这种技术除了有帮助确定过程的特点外，还旨在帮助确定废物，从而减少/消除废物。为此，应根据增加产品价值的潜力对活动进行分类。活动可以分为；增加价值的活动；将材料和/或信息转化为客户所需的活动；不增加价值的活动；它们是那些需要时间、资源或空间，但不增加价值的活动。有些活动不增加价值，但对过程是必要的，如培训。

3 方法

流程图的目的是确定执行的顺序、准备投标项目的活动、每项活动的开展地点(组织的部门)和所涉人力资源。根据这些信息，本研究提出了活动的分类。

流程图的绘制和活动分类的执行按照图1的步骤进行。第一步是数据收集的准备工作。在这一步骤中，进行了理论上的修正，对科研工作和法律进行了调查。审查的目的是描述公共工程和工程服务的招标过程。有了这一点，就有可能了解这类程序的主要活动，这有助于构建数据收集的电子表格。

数据收集的目的是获得设计案例研究过程所需的信息。可以通过半结构化访谈、文件分析和/或计算机化系统数据分析来收集信息。这些数据可以向参与产品开发过程的行为者提出。这些行为者是指在公共组织内直接参与开发过程活动的人。

数据收集仅限于公共组织开展的活动。至于私营组织的流程，该模型仅限于绘制公私接口图，而不是分析私营组织开展的流程。这是因为研究的重点是改善公共进程的管理，而不是私营组织的管理。

有了收集到的数据，就要进行工艺流程图的设计。它无非是对工艺流程的图示，将收集到的信息转化为视觉元素。这样就可以更容易理解流程。应利用ISO的符号进行绘图。

在编制流程图后，必须对流程图进行评估，以消除可能的扭曲。这种评价应通过与所研究的过程的行为者进行访谈来进行。在访谈中，展示绘制的流程图，以验证是否存在任何扭曲。如果有失真，则必须修改流程图以创建一个新的流程图版本。这个评估过程必须重复进行，直到没有进一步的错误。

当流程图没有出现任何错误时，就可以根据活动的总价值对其进行分类。这样，根据活动对公共工程和工程服务招标过程的有用性，对活动进行区分。在对活动进行分类时，建议对每项活动分类的理由进行记录。这样，管理人员就可以确定为什么某些活动不能增加价值，并根据实际数据寻求持续改进。

4 结果

理论综述表明，巴西工程或服务的公开招标有大的明确的阶段，如图2所示。

这个案例的研究只涉及案例的一部分。所研究的部分涵盖了需求方案的要求，直到参考项的实现。案例研究的工艺流程图可以在图3中看到。对流程图中描述的活动进行了总结，以便于实现流程的可视化。这些活动被归纳为过程的子产品。

图三 公共机构和部门的项目流程

图3中代码的含义见表三（附录一）。表三（附录一）中可以看到图3中代码的含义。可以看到对活动的描述、负责开发副产品的行为者的部门以及开发的副产品的名称。

为了制定流程图，有必要设计10多个版本的流程图。之所以出现这种情况，是因为在实现流程图评估的过程中，行为者记住了新的活动。这表明，行为者虽然知道过程的主要流程，但他们在操作层面上并不了解。

为了拟定进程图的第一版，对处于较高等级的行为者进行了访谈，因为他们对进程的运作有更系统的看法。随后，也对其他行为者进行了访谈。

当流程图没有显示出进一步的错误时，就根据其增加产品价值的潜力，将这些活动列出并进行排序。这些活动的分类及其理由见附录一的表三。附录一的表三中可以看到它们的分类及其理由。

表二显示了按分类类型、按副产品分列的活动百分比。从中可以观察到各副产品中分类类型之间的活动比例。不增加价值的活动比例最高的副产品是 '描述性纪念馆'，其中83.33%的活动是这样分类的。副产品 '电力基础设施可行性研究 '增加价值的活动比例最低，为12.50%。增加价值的活动比例最高的是 '论证 '副产品(66.67%)。

表二 按分类范围分列的活动在各次级产品价值分配中的百分比

这些百分比可以帮助经理确定哪些副产品需要首先改进。这种选择应该寻求消除“不增加价值”的活动，减少“不增加价值，但却是必要的”活动。这些削减/删除可能导致需要一些操作，例如培训参与者，以便可以消除审查活动。

此外，这些百分比可用于与其他工艺进行比较。对于没有相同副产品的过程，图4显示了通用形式的活动的分类类型之间的关系。可以观察到，该过程中只有36.59%的活动 '增加了产品的价值'，大部分活动 '没有增加价值'，即没有必要。

图4 每个附加值分类范围的活动百分比

应该仔细研究那些“不增加价值，但却是必要的”活动。它的消除不应该采取极端，因为即使它们不改变产品，有些是必要的过程发生。在分析构成事业单位E部门过程的活动时，需要有一个行动者作为过程的总协调者。它应该集成副产品，并定义哪些参与者负责执行副产品活动。因此，一些不能增加价值的活动可以很容易地消除。确定负责每个活动的参与者的透明度有助于控制所涉及的资源。

5 结论

在进行理论修订时，为了了解公共工程和工程服务的招标过程，注意到其他出版物已经对该过程进行了描述。对这一过程各阶段的事先了解有助于为设计所研究过程的流程图收集数据。因此，在采访行为者时，采访者已经对工程或工程服务公开招标过程的发展阶段有了概念。

案例研究使人们能够实际了解作为项目投标准备过程的一部分的活动。总的来说，在理论综述中发现的描述这类过程的研究并没有呈现操作层面的活动细节。本研究可以在流程图谱中详细展示操作层面的流程活动。对这些细节的分析和传播是很重要的，这样，来自不同组织的行动者也可以学习其他组织的经验。这样一来，这项研究就为标杆的实践提供了信息。

事实证明，为了在寻求持续改进的过程中正确分析该过程，流程图的设计至关重要。应检查其绘图，以便正确地表示所有活动及其依赖关系。遗忘某项活动会导致它得不到评价，其不良表现得不到纠正，损害流程的其他部分。

建议根据与较高层次的行为者进行的访谈，开始编制流程图。这些行为者可能对生产产品所需的活动有更系统的看法。与等级较低的行为者进行的访谈只应在必要时产生小的修改。

案例研究表明，流程中47.56%的活动 '没有增加价值'。这一结果表明，该流程有很大的改进机会。这些改进可以提高资源优化，缩短其准备时间。

对活动关系的理解以及没有增加价值的活动所占的百分比表明，工程和服务的公开招标过程的问题之一在于指导它的立法。立法导致这一过程的管理是零散的。

在分析将这些活动归类为 '不增值的活动 '的原因时，可以看到这种零散管理的证据。人们认为，进程的改进往往涉及到活动中的微小变化，而这些变化一般不需要大量的财政资源。

附件一

表3 工艺流程图信息的补充

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