COST AND TIME CONTROL OF CONSTRUCTION PROJECTS:
INHIBITING FACTORS AND MITIGATING MEASURES IN PRACTICE
Yakubu Adisa Olawale, Ph.D., MCIOB and Ming Sun, Ph.D. (Professor)
Abstract
Despite the availability of various control techniques and project control software many construction projects still do not achieve their cost and time objectives. Research in this area so far has mainly been devoted to identifying causes of cost and time overruns. There is limited research geared at studying factors inhibiting the ability of practitioners to effectively control their projects. To fill this gap, a survey was conducted on 250 construction project organisations in the UK, which was followed by face-to-face interviews with experienced practitioners from 15 of these organisations. The common factors that inhibit both time and cost control during construction projects were firstly identified. Subsequently 90 mitigating measures have been developed for the top five leading inhibiting factors - design changes, risks/uncertainties, inaccurate evaluation ofproject time/duration, complexities and non-performance of subcontractors were recommended. These mitigating measures were classified as: preventive, predictive, corrective and organisational measures. They can be used as a checklist of good practice and help project managers to improve the effectiveness of control of their projects.
Keyword: Cost control, interview, practice, project control, project management,
INTRODUCTION
In the construction industry, the aim of project control is to ensure the projects finish on time, within budget and achieving other project objectives. It is a complex task undertaken by project managers in practice, which involves constantly measuring progress; evaluating plans; and taking corrective actions when required (Kerzner, 2003). During the last few decades, numerous project control methods, such as Gantt Bar Chart, Program Evaluation and ReviewTechnique (PERT) and Critical Path Method (CPM), have been developed (Nicholas 2001, Lester 2000). A variety of software packages have become available to support the application of these project control methods, for example Microsoft Project, Asta Power Project, Primavera, etc. Despite the wide use of these methods and software packages in practice, many construction projects still suffer time and cost overruns. In recent years, there have been numerous studies on the identification of influencing factors of project time and cost overruns worldwide. Mansfield et al (1994) carried out a questionnaire survey amongst 50 contractor, consultant and client organisations in Nigeria and found out that the most important variables causing construction delays and cost overruns are poor contract management, financing and payment of completed works, changes in site conditions, shortage of materials, imported materials and plant items, design changes, subcontractors and nominated suppliers. While the top variables causing only cost overruns were revealed as price fluctuation, inaccurate estimates, delays, additional work. Kaming et al (1997) identified factors influencing construction time and cost overruns on Cite as: Olawale, Y., and Sun M. (2010). “Cost and time control of construction projects: Inhibiting factors and mitigating measures in practice.” Construction Management and Economics, 28 (5), 509 – 526. high-rise building projects in Indonesia through a questionnaire survey administered on 31 project managers. A total of 11 variables (design changes, poor labour productivity, inadequate planning, material shortages, inaccuracy of material estimate, skilled labour shortage etc) were identified for time overrun and seven (materials cost increased by inflation, inaccurate quantity take-off, lack of experience of project location, lack of experience of project type etc) for cost overrun. Kumaraswamy and Chan (1998) conducted a more extensive study in Hong Kong using 400 questionnaires after which follow up interviews were held. The study revealed the top ten causes of construction delays from the contractorsrsquo; point of view as delays in design information, long waiting time for approval of drawings, poor site management and supervision, mistakes and discrepancies in design documents, etc. Similar survey studies were reported by Frimpong et al (2003) in Ghana and by Assaf and Al-Hejji (2006) in Sandi Arabia. In addition to questionnaire surveys, other researchers adopted a case study approach. Al-Momani (2000) examined 130 public projects in Jordan and concluded that the main causes of delays include changes initiated by designers, client requirement, weather, site conditions, late deliveries, economic conditions, etc. Hsieh et al (2004) conducted a statistical analysis in 90 metropolitan public work projects in Taiwan and identified problems in planning and design as main causes of change orders. Yogeswaran et al (1998) scrutinised 67 civil engineering projects in Hong Kong and suggested that at least a 15-20% time overrun was due to inclement weather. Based on analysis of 46 completed building projects in the UK, Akinsola et al (1997) identified and quantitatively examined factors influencing the magnitude and frequency of
Cite as: Olawale, Y., and Sun M. (2010). “Cost and time control of construction projects: Inhibiting factors and mitigating measures in practice.” Construction Management and Economics, 28 (5), 509 – 526. variations in building projects. These factors include: client characteristics, especially lack of prior experience and knowledge of construction project organization and the production processes; project characteristics, such as type, size, complexity and duration of the project; and project organisation factors, such as; design duration, percentage of design completed before tender, procurement and contract type, adequacy of information provided, and numb
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建设项目的成本和时间控制：
在实践中抑制因素和缓解措施
Yakubu Adisa Olawale，博士，MCIOB和Ming Sun，博士。（教授）
摘要
尽管有各种控制技术和项目控制软件，但许多建筑项目仍然没有实现其成本和时间目标。到目前为止，该领域的研究主要致力于确定成本和时间超支的原因。有限的研究旨在研究抑制从业者有效控制项目能力的因素。为填补这一空白，对英国250个建筑项目组织进行了一项调查，随后对来自其中15个组织的经验丰富的从业者进行了面对面的访谈。首先确定了在建设项目中抑制时间和成本控制的共同因素。随后针对前五大阻碍因素制定了90项减缓措施 - 建议设计变更，风险/不确定性，项目时间/持续时间的不准确评估，分包商的复杂性和不履行。这些缓解措施分为：预防措施，预测措施，纠正措施和组织措施。它们可以作为良好实践的清单，帮助项目经理提高项目控制的有效性。
关键词：成本控制，面试，实践，项目控制，项目管理，
介绍
在建筑行业，项目控制的目标是确保项目按时完成，在预算范围内并实现其他项目目标。这是项目经理在实践中承担的一项复杂任务，涉及不断衡量进展;评估计划;并在需要时采取纠正措施（Kerzner，2003）。在过去的几十年中，已经开发了许多项目控制方法，例如甘特条形图，程序评估和评论技术（PERT）和关键路径方法（CPM）（Nicholas 2001，Lester 2000）。各种软件包已经可用于支持这些项目控制方法的应用，例如Microsoft Project，Asta Power Project，Primavera等。尽管这些方法和软件包在实践中被广泛使用，但许多建设项目仍然需要时间和成本超支。近年来，已有大量关于确定影响因素的全球项目时间和成本超支的研究。Mansfield等（1994）对尼日利亚的50个承包商，顾问和客户组织进行了问卷调查，发现造成施工延误和成本超支的最重要变量是合同管理不善，融资和已完工的付款，现场变更条件，材料短缺，进口材料和工厂项目，设计变更，分包商和指定供应商。虽然导致成本超支的最重要变量显示为价格波动，估计不准确，延误，额外工作。Kaming等（1997）在Cite上确定了影响施工时间和成本超支的因素：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理和经济学，28（5），509 - 526.通过对31名项目经理进行的问卷调查，印度尼西亚的高层建筑项目。总共有11个变量（设计变更，劳动生产率不足，计划不足，材料短缺，材料估算不准确，熟练劳动力短缺等）被确定为超时和7（材料成本因通货膨胀增加，数量起飞不准确，缺乏成本超支的项目选址经验，项目类型经验不足等。Kumaraswamy和Chan（1998）使用400份调查问卷在香港进行了更广泛的研究，之后进行了后续访谈。该研究显示，从承包商的角度来看施工延误的十大原因是设计信息的延迟，图纸审批的等待时间长，现场管理和监督不力，设计文件中的错误和差异等。类似的调查研究是由Frimpong等人（2003）在加纳报道，由Assaf和Al-Hejji报告（2006）在Sandi Arabia报道。除问卷调查外，其他研究人员采用了案例研究方法。Al-Momani（2000）研究了约旦的130个公共项目并得出结论，延误的主要原因包括设计师发起的变化，客户要求，天气，现场条件，交货延迟，经济条件等.Hsieh等（2004）进行了对中国台湾90个大都市公共工程项目进行统计分析，发现规划设计中的问题是变更订单的主要原因。Yogeswaran等（1998）在香港审查了67个土木工程项目，并表示至少有15-20％的时间超支是由于恶劣天气造成的。根据对英国46个已完工建筑项目的分析，Akinsola等（1997）确定并定量检查了影响其规模和频率的因素。
引用为：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：在实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理和经济学，28（5），509 - 526.建筑项目的变化。这些因素包括：客户特征，特别是缺乏先前的经验和建设项目组织和生产过程的知识;项目特征，如项目的类型，规模，复杂程度和持续时间;和项目组织因素，如;设计期限，投标前完成的设计百分比，采购和合同类型，所提供信息的充分性以及分包商的数量。虽然上述所有研究在不同程度上有助于更好地理解与建筑项目中的成本和时间超支相关的问题，但存在一些局限性。（1）其中一些研究已超过10年。需要进行更新的调查，以反映近年来的任何发展。（2）大多数研究是在英国以外进行的。虽然全世界的建筑项目具有一些共同特征，但也有一些国家特定的条件。例如，“材料短缺”和“材料进口”是英国的主要因素。因此，英国的一项研究将有助于确定与该国当代实践最相关的问题。（3）一些经审查的调查样本量相对较小，这可能会影响其结果的可靠性。（4）所有研究都集中在确定对项目成本和时间影响最大的因素。他们没有讨论在实践中控制这些因素的难度。似乎有一个隐含的假设，即最重要的因素也是最难控制的因素。这需要明确验证。（5）最后，大多数现有的研究都停止了对影响因素的鉴定，但没有取得进展，如：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理和经济学，28（5），509 - 526.寻找减轻已发现问题的方法。这些观察结果是本研究的基本原理。其目的是确定英国实际项目控制的主要抑制因素，然后制定一些缓解措施，以帮助项目经理更好地控制他们的项目。
研究方法
本研究采用定量和定性相结合的方法。它分两个阶段进行。第一阶段是通过问卷调查使用定量方法进行的，以便从大样本人群中生成信息。研究的第二阶段使用定性方法进行，使用半结构化访谈。除问卷调查外，使用访谈的原因是：对从问卷调查中获得的数据进行三角测量;通过调查和阐述所强调的一些问题，加强，扩大和深入调查问卷调查结果;并且在分析从问卷调查中获得的数据后，探讨样本人群与所发现的热点问题相关的经验。
问卷调查
该调查的目的是建立当前英国建筑行业时间和成本控制的常见做法，包括从业人员使用的控制方法和软件应用以及抑制因素。它首先对现有研究进行了彻底的审查，揭示了许多建筑问题，如：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理与经济学，28（5），509 - 526.项目时间和成本超支，项目控制工具和技术以及最新思路和新发展建设项目控制领域。这导致开发了由22个多项选择题组成的问卷。调查问卷分为三个部分：
第一部分是背景信息，旨在获取有关受访者及其组织的一般细节的信息，例如回复网的经验，他们在组织中的地位，组织开展的项目类型等。
第二部分是时间超限，项目规划和时间控制实践，例如时间超限的频率，用于计划和时间控制的技术，妨碍受访者有效控制项目的因素等。
第三部分包含类似的问题，但具体涉及成本控制实践。共发放250份问卷;通过公司营业额向英国顶级建筑公司提供150个，其余100个到全国顶级建筑项目咨询公司，由受雇的专业人员和公司费用收入。此列表来自建筑杂志年度排名表。排名表中没有公司的地址，因此进行了在线网络搜索，以查找他们的地址和联系方式。随后致电这些公司以确认地址并找出组织内存在的等级和结构的类型。这使得调查问卷能够被发送到适当的Cite：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理与经济学，28（5），509 - 526。为了补充这一点，获得了建筑主管，经理或负责管理组织中建筑项目的相关人员的名称，以确保问卷到达正确的地址并发给相应的人员。这确保了非常好的响应，因为回收了110份问卷（44％的回复率）。表1和表2显示了代表其公司回答调查问卷的从业者的概况。完成调查问卷的受访者中有近72％是董事或高级管理人员，商业经理。正如他们的角色所期望的那样，这些受访者也在建筑行业拥有多年的经验。近一半（48％）的受访者拥有超过25年的经验。这表明受访者所拥有的经验有很大的深度。
讨论
本研究从新的角度探讨了项目控制的影响因素。如前所述，许多以前在项目控制领域的研究主要集中在成本和时间超支，尤其是其原因。他们的发现往往受到每项研究的具体背景的影响。许多研究人员提出了截然不同的顶级因素列表，这些因素对成本和时间有重大影响。本研究的调查结果反映了目前英国领先从业者的观点。将本研究与之前研究区分开来的另一个方面是，研究第一阶段的调查旨在确定妨碍项目经理控制成本和时间的能力的主要因素，而不仅仅是那些可能产生最大影响的因素。有趣的是，前五个抑制因素都是项目内部要素。这与之前的研究形成鲜明对比，许多外部因素经常被认为是最重要的因素，如通货膨胀，物资短缺，不可预见的地面条件，恶劣的气候等。引用为：Olawale，Y。和Sun M.（2010） 。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理与经济学，28（5），509 - 526.（Arditi，1985; Kaming等，1997; Mansfield等，1994，Kumaraswany和Chan，1998）。对此的可能解释是，尽管外部因素通常难以控制或甚至超出项目经理的控制范围，但其发生的频率普遍较低。另一方面，内部因素是持久性的
需要不断控制。
通过与经验丰富的项目管理从业人员的深入访谈，提炼出缓解措施。它们不是简单地从当前的最佳实践中选择的。它们反映了应该采取哪些措施来改进当前的项目控制实践。例如，深入调查发现，建筑项目的详细设计生产普遍下降;这被认为是设计变更的最大原因之一，也是项目控制过程中最重要的瓶颈。还有人发现，设计变更与设计开发之间往往缺乏区别，导致项目合作伙伴之间的争论。深入访谈还揭示了客户通过施加无法实现和不切实际的时间尺度来解决项目成本和时间控制问题的事实。这些启示导致了一些缓解措施的发展，在这些问题的基础上制定的一些措施包括：措施8（尽可能在一开始就详细设计项目），1（明确区分设计变更和设计）
在一个项目开始时的发展），37（如果规定了无法实现/不切实际的项目时间表，就教育和建议客户关于替代方案），38（有勇气拒绝不愿意屈服于Cite的客户的不切实际的项目时间表：Olawale，Y 。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理与经济学，28（5），509 - 526。专业建议）。另据透露，分包商的不履行不一定是分包商的过错，而是由于主承包商缺乏有效的管理。由此产生的缓解措施包括：66（正确指导分包商确保他们知道对项目的期望是什么），68（建立一个系统，以便尽早识别分包工程/包装中的不履行情况，以便将其扼杀在萌芽状态尽快）和69（利用性能测量，例如S曲线，KPI来监测其工作包中分包商的输出/性能）。减缓措施的制定也建立在现有的关于良好但通常是通用的项目管理实践的研究之上。例如，之前的几项研究表明，设计变更和设计开发的毛利区域是设计变更被视为有效成本和时间控制障碍的关键原因之一。为了解决这个问题，Kartam等人（2000）建议在项目的早期阶段应该密切协调最终用户的要求，并且在施工期间应该更加注意管理这个要求。
相。这类似于本研究中确定的一些缓解措施，但这项研究更进一步，使它们更加具体到项目控制过程。例如，表12中的措施8,15和18已经具体用于在项目控制过程中减轻设计变更。设计变更的另一个缓解措施是措施11（在项目开始之前同意并实施变更管理程序，将此引用结合为：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建筑的成本和时间控制
项目：实践中的抑制因素和减缓措施。“建筑管理与经济学，28（5），509 - 526。如果可能的话进入合同”。许多研究也以不同的方式支持了这一措施。例如Lee et al（2005）确定了项目变更
管理作为一种关键实践，对成本和进度表现或项目都有重要影响。Ling etal（2009）在研究影响项目绩效的关键项目管理实践时发现，与项目绩效显着相关的最重要实践与范围管理有关，并建议必须重视范围管理，以实现卓越的项目绩效。类似地，Zou和Lee（2008）使用多因素单因素方差分析和线性回归来研究变更管理实践元素在控制项目变更成本方面的有效性，并发现使用变更管理实践确实有助于降低变更成本的比例。项目实际成本。另一方面，Kog等人（1999）确定了施工进度表现的关键决定因素，并发现其中有可施工性程序是施工进度表现的关键决定因素。该研究中描述了可施工性计划，作为团队成员中经验丰富的有经验的施工人员在规划，设计采购和施工阶段对施工相关知识进行规范和系统优化的应用。为减轻对项目持续时间的不准确评估而制定的表14中的措施34,35,36和42是具体的做法，这将大大有助于确保可施工性方案的发展。引用为：Olawale，Y。和Sun M.（2010）。“建设项目的成本和时间控制：实践中的抑制因素和减缓措施。”建筑管理与经济学，28（5），509 - 526.减缓措施是三阶段研究过程的结果。假设仅通过少量访谈确定这些措施是错误的。事实上，采访只是这三项措施发展的最后阶段，包括文献综述，问卷调查，知识分子思考，最后是采访，作为一种方法，通过借鉴来减轻措施的实用性。受访者的真实生活经历。还应该指出的是，访谈并没有向从业者询问他们对单个项目或单个公司的经验，而是借鉴了他们所参与的许多项目的经验。这种方法已被相关研究采用，如Kartam等（2000），Gao等（2002）和Sohail等（2002）。例如，Sohail等人（2002年）在研究旨在开发城市微观合同监测指标的研究开始于研究项目的档案记录，然后使用问卷调查生成更多数据，进行访谈以获得更深入的了解在这种情况之后，监测指标最终是通过对访谈，
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